Pour faire suite à mon précédent billet sur les usages détournés de l’email, j’ai récemment eu une conversation intéressante avec Yann Gourvennec où nous envisagions de ressuciter les no email friday. Les quoi ? Les vendredi sans email enfin ! Souvenez-vous, en 2007 la mode pour les grosses entreprises US (Intel, Deloitte & Touche…) était de bânir l’usage de la messagerie le vendredi pour gagner en productivité (cf. les nombreux articles de l’époque : No-E-Mail Fridays Transform Office, Turn off e-mail and do some work, Le vendredi, les mails c’est interdit…).
Que reste-t-il de cette pratique ? Pas grand chose. Il faut dire que les patrons ont maintenant d’autres sujets de préoccupation avec les nouveaux tueurs de productivité (Facebook, Twitter… cf. Social networking lowers working hours). Et pourtant la dépendance est toujours là : que se soit pour transférer un fichier, pour planifier une réunion, pour faire des remarques sur un document, pour notifier d’un retard… l’email est toujours autant présente dans notre quotidien professionnel.
Même si l’interdiction de la messagerie pendant une journée est une pratique radicale, elle ne peut être efficace que si elle s’accompagne de la pédagogie adéquate : Chiffrer le coût de l’improductivité liée à l’email, (ré)expliquer à quoi sert la messagerie, fournir des alternatives.
Difficile de chiffrer le réel coût de l’email ou de trouver des règles universelles. Par contre il est tout à fait possible de lister des cas d’usage et de proposer les solutions qui vont avec :
- Planifier une réunion avec les solutions de calendrier partagé (qui proposent un moteur de suggestion) ;
- Publier des fichiers sur un espace collaboratif (ou sur des services de partage de “gros” fichiers) ;
- Diffuser de l’information descendante ou transverse sur un blog d’équipe ;
- Notifier ses collègues de façon active ou passive à l’aide des solutions de microbloging ;
- Échanger autour d’un document à l’aide de solutions collaboratives ;
- Donner une réponse ou obtenir une information rapidement à l’aide du téléphone ;
- Rechercher les coordonnées d’un collègue à l’aide du réseau social interne…
Bref, les cas de figure sont nombreux et les solutions tout à fait viable. L’astuce est de faire évoluer les mentalités (un email n’est pas une preuve) et les habitudes. Et pour cela, rien de mieux qu’un petit électrochoc pour nous faire preuve conscience de notre dépendance à l’email. Alors… on le ressucite ce no email friday ?
Ou créer une Google Wave
Mouais… disons que Wave est un format à mi-chemin entre email, wiki et messagerie instantanée donc peut convenir à un très grand nombre de situations. Par contre cela ne fera que déporter le problème.
L’objectif est de réduire la dépendance aux outils de communication individuel au profit d’outils collaboratifs qui permettent de bien mieux diffuser / capitaliser / pérenniser l’info et les connaissances.
/Fred
A 100% d’accord avec votre remarque sur Wave. C’est vu comme le fourre tout qui conviendrait à bcp de situations collaboratives mais ça ne résout aucun problème de productivité, ni de capitalisation. C’est pour ça que je continue de penser que Wave est très loin du B2B (pour le moment).
Sinon pour l’email – oui, je suis pour la remise en place de ce no mail friday. Par contre éduquer les utilisateurs aux nelles solutions collaboratives est laborieux, moi je préfère des solutions de transition comme l’intégration de ces services à l’email. Au lieu de twitter sur un client web séparé, je twitte à partir de mon mail par exemple.
100 % pour le “no email friday” !!
le pire c’est les sujets d’email du type RE RE RE RE RE RE RE RE… et les mails échangés pour concevoir un document..
Du coup l’email devient une poubelle anarchique et chronophage..
D’ailleurs, maintenant, j’attends de recevoir le RE RE RE RE avant de commencer à lire ;)
Completement d’accord: l’email est devenu un fourre-tout et la bonne approche est d’utiliser la richesse des outils 2.0 pour les faux usages du mail, en lui permettant de redevenir ce qu’il doit être.
Sur la poubelle anarchique et chronophage, voir: http://organisationarchitecture.blogspot.com/2009/12/lemm-quelques-clarifications.html
:)
D’accord également avec le commentaire sur Wave: l’outil “universel” me semble être un contre-sens. Il vaut mieux jouer avec Wiki + microblog + blog communautaire + IM + …
Tout-à-fait du même avis.
Mais ceci dit, j’y ai participé encore cette année à la journée sans email… et je connais quelques personnes à avoir communiqué en ce sens.
C’est surtout l’occasion de faire de l’évangélisation plus exacerbée ce jour-là, il faut aller plus loin dans les entreprises et le faire supporter par le corporate sans doute.
Amusant ceci dit de me souvenir que mon réflexe ce jour-là fut d’appeler à rejoindre twitter et wave (mauvaise idée indeed, mais qui frappe les esprits et la curiosité).
C’était le 27 novembre folks : http://twitter.com/fredericw/status/5977269896