Peut-on envisager une entreprise sans email ?

Je termine ma réflexion entamer avec mes deux précédents billets sur les problèmes de productivité liés à l’email (La collaboration en temps-réel encore à la traine, la faute à l’email + Et si on ressucitait le no email friday ?). Je vous propose donc d’envisager l’étape ultime : l’abolition de l’email.

Bon OK, dit comme ça cela peut vous paraitre grotesque, mais plus j’y pense et plus ça me semble réaliste dans certains cas de figure. Prenons par exemple le cas très spécifique d’une petite société de consulting : Équipe réduite, très peu de personnel administratif (il serait possible de sous-traiter le secrétariat, la paye et la compta), des collaborateurs en constant déplacement (donc pourquoi pas en télé-travail).

De quoi ces collaborateurs ont-ils besoin ? Ou du moins, quelles alternatives à l’email peuvent être utilisées :

  • Échanger des documents et des réflexions autour de missions et de clients (sur des espaces collaboratifs ou solutions de collaboration en ligne) ;
  • Planifier et rendre compte de réunions et ateliers de travail (idem, sur des espaces collaboratifs ou sur les systèmes de calendriers partagés) ;
  • Remonter et consolider des données de production / facturation (sur l’interface web de l’ERP ou du progiciel de gestion) ;
  • Avoir des échanges rapides entre collègues (par messagerie instantanée, microblog ou VoIP) ;
  • Partager ses expériences (sur le blog interne) ;
  • Avoir des discussions informelles ou para-professionnelles (de vive voix ou par téléphone).

Reste tout ce qui relève des échanges avec les clients / fournisseurs / partenaires (gestion courante) qui peut difficilement être fait en dehors des systèmes de messagerie, mais ces échanges ont-ils une réelle valeur pour l’entreprise ? Comprenez par là : représentent-ils une valeur ajoutée suffisante pour être archivés ? L’important n’est pas les échanges mais le résultat : Les décisions, les accords ou l’état d’avancement d’un processus. Ces échanges se font avant tout d’humains à humains, donc si vous retirez l’humain de l’équation (un collaborateur absent ou démissionnaire), ces discussions ne correspondent plus à rien. Bref, tous ces échanges sont intimement liés à la personne. Pourquoi dans ce cas là ne pas utiliser les systèmes de messagerie des collaborateurs (tous les knowledge workers possèdent plusieurs comptes webmail qui feraient parfaitement l’affaire).

Oui je sais, utiliser une messagerie perso pour le boulot peut vous sembler aberrant, mais combien de vos collègues utilisent une messagerie pro pour des échanges perso ? Une grosse partie, et cela ne choque personne (pas même les responsable de la sécurité). Pire : un certain nombre d’échanges « pro » se font maintenant sur des plateformes sociales comme Twitter ou Facebook. Je reçois ainsi régulièrement des messages relatifs à des missions en cours sur Facebook, voir des notifications urgentes sur Twitter. Puisque de toute façon ces pratiques existent, autant les exploiter de façon officielle (dans un cadre bien défini et maitrisé).

Il manque à ce tableau un système de notification performant pour définitivement tuer l’email : widget, client microblog universel, système push sur smartphone… l’important est de ne pas perdre en réactivité.

Encore une fois cette configuration vous semble surréaliste, mais plus j’y pense et plus elle est viable. Aujourd’hui je travaille en indépendant, mais si je devais monter une structure et recruter des collaborateurs, je pense que les astreindre à cette discipline serait bénéfique à la productivité de la structure (plus d’emails = moins de données piégées = meilleure circulation de l’information et pérennisation des savoirs).

Dans un contexte d’extraprise cette configuration est tout à fait recommandable car elle limite la déperdition d’informations à valeur ajoutée (oubliées ou prisonnières de fichiers) ou l’éparpillement des savoirs (dans des comptes email).

Peut-être cette vision est utopique, mais cela ne vaut-il pas la peine d’y réfléchir sérieusement ? Aujourd’hui tout tourne autour de l’email (communication, authentification, inscription…) et il est grand temps que cela change.

16 commentaires sur “Peut-on envisager une entreprise sans email ?

  1. Bonjour Fred,

    Je te suis avec plaisir sur Twitter. Personnellement, je pense comme toi concernant l’email. De nos jours, je trouve les listes de diffusion, basées sur l’email, inexploitables de manière productive. Mon projet en cours intègre toujours l’email, tout le monde n’est pas prêt pour l’abandonner, mais en éclatant complètement son usage pour le faire disparaitre en douceur.

    D’ailleurs, j’aimerai avoir ton retour sur les articles de mon blog. Ne fait pas attention à la forme, je ne suis pas doué en webdesign et je suis en train de corriger cet aspect.

    Cordialement, Bonne Année 2010,

    Vincent BARBEROT
    v.barberot@networkvb.com
    Skype : networkvb
    Twitter : networkvb
    Facebook : networkvb

  2. Bonjour,
    Personnellement je pense que le mail doit continuer d’exister mais il doit pas être la seule source de communication (il ne doit pas remplacer le wiki ou même un SharePoint ou tout autre portail collaboratif qui est indispensable à mon avis aujourd’hui dans une entreprise.

    Cordialement,

    A bientôt

    Facebook : wakan
    Twitter : wakanpowa

  3. Je te rejoins Guillaume sur le fait que l’email ne peut plus être la seule source de communication. Je pense que c’est la fin de l’email tel qu’on l’a conçu jusqu’à aujourd’hui, mais qu’il persistera sous une autre forme.

    Cordialement,

    Vincent.

  4. Abolir l’email corporate dans la relation client, c’est aussi abolir les traces ce qui peut être problématique en cas de conflit. Attention donc au problème des traces de conversations qui sont essentielles « when things go bad » !

  5. @ Guillaume LAURENT > Heu… je vois plus le wiki remplacer petit à petit l’email, ou du moins une partie détournée de l’usage de l’email.

    @ Vincent BARBEROT > Oui il y a les listes de diffusion (dans le cadre d’équipe projet) mais il y a aussi les collègues qui ne se parlent plus que par email alors qu’ils sont au même étage.

    @ Simon > L’email comme élément de preuve juridique… quel dommage d’en arriver là. C’est un peu comme si tu filmais une réunion au cas où les choses tourneraient mal.

    Encore une fois l’idée derrière cet article c’est de réfléchir aux moyens de réduire notre dépendance à l’email, pas à le bannir du jour au lendemain.

    /Fred

  6. Il est important de former les collaborateurs d’une entreprise aux bons usage des moyens de communication et de stockage d’information.

    Nous avons plusieurs solutions techniques à notre disposition, qui visent des buts différents les uns des autres :
    – Le téléphone pour les échanges directs et rapides. 5 minutes de discussion téléphonique pourra mettre à plat des incompréhensions générées par des dizaines de messages écrits.

    – Le courrier postal et le fax pour les documents ayant une signification juridique (bref, les contrats).

    – Les emails pour les messages personnels ou de groupe, non intrusifs.

    – Les blogs d’entreprise pour échanger des idées qui ne nécessitent pas de réactivité.

    – Les partages de données pour stocker des fichiers de tous types, avec 2 buts différents mais pas antinomiques : 1) la pérennité des données, 2) l’édition par plusieurs personnes.

    – Les wikis pour stocker des informations textuelles avec les mêmes buts que le partage de fichiers, en y ajoutant une facilité d’accès et d’édition collaborative.

    – Les forums d’entreprise (ou les outils similaires comme Campfire), pour la collaboration en temps réel. Surtout utile pour les équipes qui sont « éclatées » géographiquement, comme succédané aux discussions normales de travail au bureau.

    – Le micro-blogging, pour donner fréquemment des informations succinctes quant à l’avancement de ses projets.

    – Des listes (todo-list, buglist), pour lister les tâches à traiter.

    Les emails ont toujours leur place en entreprise, au même titre que le téléphone. Les nouveaux outils ne sont que des moyens techniques supplémentaires pour communiquer. L’un ne remplace pas l’autre.
    Les emails restent un moyen pratique de communication, pour quatre grandes raisons :
    1. son fort taux d’adoption (qui n’a pas d’adresse email ?),
    2. son accès régulier (en entreprise, tout le monde lit ses mails au moins une fois par jour),
    3. son universalité (quel que soit le fournisseur de la messagerie, il est compatible avec tous les autres),
    4. sa pérennité (il y a peu de risque que les emails disparaissent dans les 5 ans à venir, peut-on en dire autant du financement de Twitter ?).

    Ce qu’il faut combattre, ce sont les mauvais usages des outils :
    – Utiliser les emails pour l’échange de documents qui devraient être stockés sur un partage commun.
    – Utiliser les emails pour ordonner des tâches, au lieu de les lister dans un outil fait pour cela.
    – Utiliser des forums de discussion plutôt que de se lever et discuter en direct avec ses collègues, soi-disant «pour ne pas les déranger» (comprendre “par fainéantise”), ce qui ralentit la moindre prise de décision.
    – Utiliser Facebook comme plate-forme de micro-blogging d’entreprise, puis s’étonner de la perte de productivité de ceux qui y passent un temps non négligeable sur des applications non professionnelles.
    – …

  7. Très intéressant et « thought provoking ». Il me semble que la séparation contenu/signalisation propre aux telcos est pertinente ici : comme vous l’indiquez, l’email est un piege à contenu, le contenu dans un email est difficilement accessible, et toute les formes 2.0 (wiki, blog, site partagé, …) sont nettement supérieures.
    En revanche, l’email reste un bon outil de signalisation parce qu’il est asynchrone et ouvert. Nous avons besoin d’outils asynchrone, c’est une évidence mathématique (compte tenu des taux de charge, ce qui est une autre histoire qui nous amène au « lean management »).
    En revanche, il n’y a pas de raison évidente d’avoir un outil unique « fourre-tout » et donc il y a de la place pour « faire entrer les structures de nos réseaux sociaux » dans nos outils asynchrones. Ce qui devrait arriver … la séparation entre email ouvert (moi et la planete) et email fermé (la signalisation à l’intérieur de mes groupes fermés/professionnels) me semble inéluctable.

  8. Je ne vais pas donner trop de détail, puisque mon patron est très tatillon sur la sécurité, mais oui : nous sommes une entreprise de 10 personnes et nous n’utilisons pas l’e-mail.

    Nous avons tous une adresse mail officielle, mais c’est une redirection vers notre adresse personnelle (Gmail pour tous, et tout le monde utilise indifféremment les deux adresse, avec un filtre basé sur les noms de famille pour étiqueter un message comme professionnel) et surtout, nous l’utilisons à peine. Toutes les annonces et les partages de liens sont faites par micro-blogging, et tous les documents sont des wikis privés. Jusqu’à lire ce billet, je n’y ai jamais pensé comme ça — mais effectivement la majorité des messages étiquetés Pro sont des mots de passe, des alertes que j’ai reçu autrement ou des confirmations redondantes de coups de fil (on appelle tout le monde depuis l’unique ligne fixe du bureau, sur son téléphone perso après un rendez-vous par micro-blogging, ou par Skype).

    Nota : le but de la boîte est de proposer un logiciel que nous utilisons nous-même, du type de ceux qui remplacent le mail.

  9. Commencer par apprendre à utiliser l’outil e-mail avec pertinence est déjà une source de gain en qualité et productivité certaine: nommer l’objet du message, choisir les destinataires cachés ou non, trouver la longueur adéquate au contenu du message ainsi que le rythme et l’attente dans l’échange asynchrone…
    Ces pratiques peuvent évidemment être partagées sur mesure selon la culture de l’entreprise; de là à oter le caratère individuel responsabilisant lié à sa relative confidentialité, ce serait dommage.
    Quelles innovations agrémenteraient ces usages?

  10. Un bon moyen de réduire notre dépendance vis à vis de l’email est de se souvenir que l’on a su très bien travailler sans et rappeler aux autres quelques règles simples : ce n’est pas parce que tu m’as envoyé un email que je l’ai lu ou que je vais le lire ou que je vais y répondre. On connait les outils alternatifs / complémentaires à l’email (espace de travail, IM, Réseaux sociaux…). L’important n’est pas l’outil mais la manière dont on utilise ces outils. Et cela touche à l’organisation même des processus de l’entreprise.

  11. Bonjour,

    Bien d’accord sur le fait d’utiliser le mail de manière plus ciblée et de transférer certains de ses usages vers des outils collaboratifs et de l’IM.

    Par contre une remarque sur les échanges avec les clients et les fournisseurs : le mail à l’avantage de permettre une tracabilité des échanges plus fortes que l’IM ou le phone.

  12. Sauf cas particuliers et très formels (relation 1-1 avec un collaborateur ou sa hiérarchie par exemple), la majorité des emails ne devraient plus, à mon avis, que véhiculer des notifications (alertes) faisant référence à d’autres média. Sans valeur ajoutée propre, on peut alors supprimer ces messages pour retrouver le contenus sur les média sociaux et autres outils (par exemple) qui portent le contenu.
    Le challenge est néanmoins le suivant : comment ne rien louper… surtout avec des « murs » qui « coulent » au fur et à mesure que les posts s’ajoutent les uns aux autres. Toutes les solutions ne me semblent pas encore totalement matures pour ce faire. Je me trompe ?

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