Google lance une nouvelle version de Docs et s’enlise dans la logique documentaire

Cette semaine Google a présenté une nouvelle version de sa suite bureautique : A new Google Docs. Au programme des nouveautés :

La grosse nouveauté semble pourtant être la possibilité de faire de la collaboration en temps réel avec l’édition simultanée :

Edition simultanée dans Google Docs
Edition simultanée dans Google Docs

Pour celles et ceux que ça peut intéresser, la technologie utilisée pour faire ça n’est ni le protocole Wave, ni la start-up rachetée récemment (AppJet). OK super… ça me fait une belle jambe !

Loin de moi l’idée de vouloir blasphémer, mais le moins que l’on puisse dire c’est que Google se donne un mal fou pour essayer de convaincre le marché qu’ils peuvent faire aussi bien que leur concurrent direct (Microsoft Office). Pourquoi vouloir faire aussi bien quand on peut faire différent ? Je trouve dommage d’investir autant d’énergie et de ressources dans un produit qui est condamné à moyen terme. Condamné ? Oui tout à fiat, car je suis persuadé que le modèle documentaire touche à sa fin et qu’il est grand temps d’assumer la transition vers la collaboration post-documentaire, celle qui s’extrait de la contrainte des fichiers.

Parce qu’il faut bien reconnaitre que l’on peut être aussi improductif avec Google Docs qu’avec Microsoft Office. Il y a un côté très pratique au SaaS car il n’y a rien à installer et car les informations sont disponibles pour tous et non coincées dans un ordinateur ou un serveur de fichier, mais la connaissance est toujours piégée dans des formats de documents trop rigides (texte ou tableur ou présentation).

Je suis fermement convaincu que les outils bureautiques, même s’ils ont rendus de fiers services, sont toxiques à la circulation et à l’enrichissement de l’information (en ou hors ligne). Dans mon quotidien je suis ainsi amené à travailler dans Google Docs où l’information est éparpillée sur différents documents avec des formats pas toujours adaptés. Le résultat est rigoureusement le même : On s’y perd et on a beaucoup de mal à s’approprier (et donc à enrichir) un document créé par un autre.

Qui a dit que les collaborateurs devaient TOUS avoir accès aux outils bureautiques ? Ne peuvent-ils pas faire leur travail en dehors de ces outils et de ces formats de fichier ? Dans l’absolu, seuls ceux qui sont amené à faire des présentations publiques devraient avoir Powerpoint, seuls les comptables et contrôleurs de gestion devraient avoir Excel, seuls ceux qui font de la PAO et du publi-postage devraient avoir Word. Les autres (soit 95% des employés) devraient pouvoir faire leurs tâches quotidiennes avec un outil générique moins évolué mais beaucoup plus tourné vers la collaboration (non je ne parle pas de Works).

J’envisage ainsi une organisation idyllique où les collaborateurs auraient à leur disposition un outil de capitalisation de la connaissance (vous remarquerez que je n’ai pas employé les termes « création » et « document ») où il serait possible de rédiger du texte (avec une mise en forme minimaliste), d’insérer des tableaux (avec 2 ou 3 opérations possibles : somme, moyenne…), d’insérer des images… mais où tous pourraient contribuer, réviser, commenter, voter…

Suis-je en train de parler d’un wiki ? Oui tout à fait, et j’assume ! Un wiki avec un moteur de mise en forme robuste et une bonne fonction d’exportation serait largement suffisant pour la grande majorité des collaborateurs. Je veux bien comprendre que les habitudes ont la vie dure, mais je refuse de croire qu’il n’est pas possible de changer les habitudes et que nous (les collaborateurs) sommes condamnés à créer, lire et manipuler des fichiers bureautiques.

Oui Google fait beaucoup pour évangéliser les outils en ligne et le cloud computing, mais ils s’enlisent dans une logique documentaire qui ne résout que partiellement l’éparpillement de la connaissance et le frein à la co-création. C’est d’autant plus dommage qu’ils avaient une authentique pépite entre les mains : JotSpot et son modèle d’intranet wikifié (transformé depuis en l’insipide Google Sites).

Si je devais faire un analogie à 30 centimes (bon allez je me lance), je dirais que Google a tous les ingrédients (Docs, Sites, Wave) mais que les équipes ne parviennent pas à trouver la bonne formule. En tout cas je suis persuadé que le modèle documentaire tel qu’ils nous le proposent dans ce nouveau Google Docs n’est pas suffisamment disruptif pour changer profondément les habitudes de travail et révolutionner notre façon de collaborer.

À moins qu’il ne s’agisse d’un produit de transition…

19 commentaires sur “Google lance une nouvelle version de Docs et s’enlise dans la logique documentaire

  1. Dans chaque révolution, il est toujours apparu plein de choses, puis elles se sont réorganisées pour donner naissance à d’autres, plus stables et plus efficaces. Après tout, nous ne sommes qu’au début d’internet non ? (Bon, d’accord, ça fait 40 ans qu’on cherche l’accès direct à l’information – l’origine d' »informatique »)

  2. Google Sites permet d’intégrer toutes sortes de données issues d’autres services, avec une boîte à outils assez complète pour la personnalisation et la widgetisation: API, Google Apps Script, Google Web Elements, OpenSocial, … Voici quelques liens pour approfondir :

    Tips and Tricks for Google Sites http://sites.google.com/site/annuairevin/tips-and-tricks-for-google-sites
    Google Site Template http://sites.google.com/site/sitetemplateinfo/home
    Google Sites APIs http://code.google.com/intl/en/apis/sites/
    Google Apps Script http://www.google.com/google-d-s/scripts/service_sites.html
    OpenSocial jQuery http://code.google.com/p/opensocial-jquery/
    Google Web Elements http://www.google.com/webelements/

  3. Le principal problème pour que les outils de gestion de contenu s’imposent dans le travail en entreprise, c’est que l’ensemble des collaborateurs n’ont strictement aucun réflexe pour faire en sorte que ce qu’ils produise soit retrouvable par les autres!

    Alors oui, un document sur un serveur avec une simple arborescence windows n’est pas plus simple à retrouver, mais au moins le type de fichier et le fait d’avoir des fichiers séparés amène un tout petit embryon de structuration.

    Tant qu’il n’y aura pas de sensibilisation des collaborateurs (et tous les collaborateurs! je pense surtout à ceux de la DSI qui sont les plus catastrophiques!) à la problématique de la structuration de l’information à des fins de recherche, la gestion de contenus pour le travail collaboratif ne sera qu’un kleenex à jeter à la poubelle…

  4. Ce que je voulais dire, au final (excusez moi pour ces deux commentaires), c’est que l’outil ne peut pas être le principal moteur de changement des habitudes.

    On peut faire du travail fantastique avec une GED collaborative (basée sur des documents!), avec un CMS, avec un wiki ou avec un google doc en collaboratif.
    L’outil doit être un minimum adapté à ce que l’on veut faire, mais finalement l’accompagnement au changement est à mon avis plus important que l’outil utilisé.

  5. @ imath > Oui tout à fait, sortir de la logique « document linéaire » pour libérer les savoirs. C’est toute la différence qu’il peut y avoir entre un document word où les paragraphes s’enchainent et un document HTML structuré (avec plusieurs niveaux de lecture).

    @ Serge > Oui tout n’est pas perdu pour autant. Nous avons encore le temps d’améliorer les outils et pratiques.

    @ Cyberlande > Merci pour les liens.

    @ Maxime > Qui a parlé de CMS ? Idéalement les collaborateurs ne devraient même pas se rendre compte qu’ils travaillent dans un CMS (mais pour cela il faut résoudre le conflit syntaxe Wiki vs. WYSIWYG).

  6. Un wiki est un outil de gestion de contenu, peu importe que ce soit transparent ou non pour l’utilisateur!

    Le problème pour moi n’est pas la facilité de créer des documents/contenus, de diffuser/capitaliser des informations/connaissances. Il est bel et bien de retrouver cette information.

    Utiliser un outil de type wiki pour capitaliser des connaissances sur un périmètre très balisés, oui. Par contre, utiliser ce genre d’outils pour gérer la majorité de la production d’une entreprise, ça demande une très importante réflexion sur l’organisation de l’accès à l’information. Et cette réflexion doit être préalable au choix de l’outil.

  7. 1/ La facilité de créer des contenus n’est, selon moi, qu’une question d’habitude et d’adaptation à l’interface proposée.
    2/ Diffuser des informations ne rencontre pas aujourd’hui d’obstacle majeur.
    3/ Diffuser des connaissances n’a pas de sens (étant donné l’idée que je me fais d’une connaissance!)
    4/ capitaliser des informations et/ou des connaissances revient forcément à mettre en place une dynamique où le producteur se soucie de savoir comment le consommateur va retrouver sa production.

    Je crois qu’il faut aussi se rendre compte de la complexité de ce qu’on demande aux utilisateurs lambda à partir du moment où on leur demande non pas de créer du contenu, non pas de diffuser des informations, non pas de capitaliser des informations/connaissances mais travailler de manière collaborative. En effet, en plus de les faire s’approprier une nouvelle interface, d’accepter de partager LEUR contenu, de faire en sorte qu’ils soient facilement retrouvables, il faut en plus que ces mêmes contenus s’intègrent dans une dynamique de production collective!
    Je ne connais pas beaucoup de situation professionnelle qui rassemble tous ces éléments, sinon les encourage.
    Et c’est en cela que je rejoins complètement la remarque de Maxime « ’est que l’outil ne peut pas être le principal moteur de changement des habitudes. »
    Et si on se demandait pourquoi les utilisateurs créent du contenu? pourquoi ils partagent? pourquoi ils préfèrent leurs fichiers office certes très difficiles à manipuler mais tellement faciles à entasser, à imprimer, à montrer à son patron, à faire signer à un client (et pas à un autre…),…
    En d’autres termes, même si nous sommes en plein dans l’économie du savoir, nous sommes très peu à créer du contenu pour le plaisir de créer du contenu…Et c’est dans l’utilisation finale des contenus créés que les formats office ont encore de belles années à vivre!

  8. Bien que partageant le point de vue de départ, je crains que les utilisateurs aient besoin d’un accompagnement pour évoluer dans leur absence de méthode de travail. Tant que les formations seront orientées produits et non usages collaboratifs, les utilisateurs resteront ancré dans leurs habitudes.
    Je trouve l’approche de Google intéressante si son objectif est d’essayer de se mettre à la portée de son public pour mieux le faire évoluer en douceur.
    L’avenir nous dira si cette demarche a du sens … à suivre

  9. Le problème dans l’entreprise, c’est tout n’est pas partageable. Par exemple les RH. Mais c’est quand même un partage. Il y a aussi les documents manuscrits signés.
    Mais en réfléchissant, Wave semble un bon début de solution. La collaboration de bout en bout. Pas de limite au format A4, pas fin, simplement une conclusion. C’est peu être un début de solution qui permet aussi le stockage de document électronique.
    Voilà un début de solution universelle, car il permet la confidentialité entre les participants et les non-participants. Il dépasse les frontières de l’entreprise, il est simple à utilisé. Chaque utilisateur peut gérer les droits. Même si ce n’est pas la solution idéale, c’est une bonne piste.

  10. @ Nicolas > Oui tout à fait, nous sommes encore dans l’économie du document (contrats, livrables, cahier des charges…) et non dans celle des savoirs. Tout simplement je pense parce que les méthodes d’évaluation sont toujours quantitative et non qualitative.

    @ Cedric > Wave est très clairement une solution qui a une longueur d’avance.

  11. L’introduction croissante du collaboratif dans les outils bureautiques est selon moi une stratégie de conduite du changement qui se tient. Cela permet d’introduire le collaboratif dans l’entreprise sans pour autant complètement désorienter l’utilisateur. Je serais donc moins négatif que Frédéric sur les initiatives Google / Google Docs. D’autant qu’on peut imaginer la complémentarité d’un Google Docs avec Wave par exemple.

  12. Ce dont tu parles, Fred, s’appelle aussi « plateforme conversationelle d’entreprise » où il est possible de créer des documents collaboratifs et ensuite de commenter autour, ou avant la création… L’enjeu n’est plus de créer des document mais d’échanger sur les raisons et les objectifs, au moyen de conversations à la manière de celle que nous avons actuellement sur ce blog. Ok, peut-être que certains trouveront que je prêche pour ma paroisse (blueKiwi), mais croyez bien que mes 10 ans de carrière dans les nouveaux usages web m’a convaincu de cela aussi. Un Office en ligne, why not, mais l’enjeu n’est plus là.

  13. Bravo pour ce post. Il résume bien ce pense un utilisateur forcené de wiki (comme moi ^^)

    Les dernières barrières à lever pour l’adoption du wiki sont : le temps (le document reste ancré solidement dans les mœurs), la simplicité de rédaction via wysiwyg, et surtout la capacité à naviguer et simplement retrouver l’information…

    C’est ce point, pourtant majeur quand on parle de capitalisation d’information, que le wiki a laissé à l’utilisateur final : quand il insère dans un article wiki des éléments de présentation ou navigation.

    Ce point est à la fois sa principale force (pour les technophiles) et faiblesse (pour tous les autres)…

  14. +1

    Personnellement, j’ai plutot l’impression que le débat qui oppose les outils bureautiques aux outils type wiki tend à évaluer le ratio sur l’importance entre présentation de l’information et recherche de celle-ci. Dans mon domaine d’activité, on a 2 credos: DRY( Don’t Repeat Yourself – ne pas se répéter) et KISS (Keep It Stupid Simple – rester simple). Appliqué à notre présent sujet, DRY, parce que dès la première duplication d’une information, celle-ci devient un problème: sa pertinence et sa pérennité ne sont plus du tout assurées. KISS, parce que plus l’outil est simple d’utilisation, moins il est contraignant en terme d’utilisation, comme en terme de formation (Rien que la simple mise en page dans un doc ou dans un tableau peut devenir une plaie infiniment plus chronophage que le propos qu’elle enjolive).

    je pense que l’argument qui fait prévaloir le wiki est la pertinence de l’information: plus elle sera localisée et tracée, plus elle sera fiable. Après, dans l’absolu, il vaut effectivement mieux chercher une solution plus globale qui permettrait aussi l’export sous divers formats, mais dans un but de présentation surtout.

  15. Bonjour, merci pour ce message

    @ moi, nous sommes à des ANNEES lumières de l’abandon du documentaire

    Tout d’abord, j’exerce dans une profession émettant des outputs à caractères juridiques/contractuels/financier, qui se prêtent déjà très mal à la dématérialisation (problème de maîtrise, de confiance, très faible diffusion de la signature électronique, problème de la relecture « sur papier »,…) alors des items évolutifs, mouvant, en évolution permanente sur le modèle wiki, on y pense même pas en tant qu’outil de production (même si en tant qu’outil interne de partage de connaissance, on y songe)

    Ensuite, larguer le documentaire, c’est réellement une évolution des structures mentales à l’échelle de la société : on ne collabore pas tout seul ! On y arrivera fondamentalement quand les exercices à l’école ne seront plus des rédactions/dissertations, et que l’apprentissage de base sera réellement structuré autour de nouveaux outils/mode de pensée/mode de collaboration. Vue la souplesse de notre Mammouth, et la motivation des troupes, je me demande si ces formes d’apprentissages ne vont pas venir d’Asie ? ou des Pays du nord/Pays Bas réputés plus innovateurs en matière d’organisation sociétale ?

    Enfin, dernière réflexion : je participe à des groupes de travail réunissant les DSI de mon secteur (grosses PME des services d’environ 1000 salariés) – Je suis catastrophé des pratiques de ces intervenants qui devraient pourtant être les évangélistes de leur entreprise. Si le changement des pratiques/mentalités est plus crucial que la mise à disposition des outils, je ne suis pas optimiste pour le court terme. Il me semble que les évolutions dépendront de l’existence d’évangélistes convaincants, y compris vis à vis des directions générales. A moins qu’un simple effet de génération ne suffise ?

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