La collaboration et la productivité passe aussi par une réorganisation du lieu de travail

Trop souvent focalisé sur les outils et processus, les débats autour de l’Entreprise 2.0 et la collaboration n’aborde que rarement l’aménagement du lieu de travail est pourtant une composante essentielle du bien-être et de la productivité des salariés, après tout, nous passons autant de temps au travail qu’à la maison. Le constat que l’on peut faire n’est pourtant pas très glorieux : de même que pour le poste de travail (Quelques réflexions sur le poste de travail 2.0), l’aménagement du lieu de travail n’a quasiment pas évolué depuis des décennies. Dans 99% des cas, les directeurs ont un bureau et les salariés s’entassent dans l’open space où ils essayent de cohabiter comme il peuvent. Vous noterez toute l’ironie de la situation : sous couvert de meilleure collaboration, les open spaces ont recréés la configuration des ateliers de travail du XIXe siècle où le contremaitre pouvait surveiller la productivité des ouvriers depuis sont bureau.

Je ne souhaite pas m’étendre sur les limites de l’open space, je sais qu’elles sont nombreuses. Pour résumer une longue discussion, disons que comme pour l’email, le bureau ouvert est un outil de travail puissant, mais qui nécessite de la pédagogie et certaines règles.

Le constat que l’on peut faire de 99% des organisations de lieux de travail est qu’ils sont très binaires : des bureaux individuels et salles de réunions. Quel dommage, car dans cette configuration, rien n’encourage la collaboration. Vous pourriez me dire que la machine à café ou le trottoir des fumeurs sont des espaces de convivialité qui sont implicitement institutionnalisés, mais quid des non-fumeurs et buveurs de thé ? Je pense ne pas me tromper en disant que cette configuration (bureaux / salles de réunions) a montré ses limites et qu’il est plus qu’urgent de remettre en question ce que l’on accepte trop facilement (“c’es partout pareil“).

Ces derniers mois, j’ai ainsi eu l’occasion de lire un certain nombre d’articles apportant des idées et des témoignages d’entreprises innovantes qui ont justement essayé de faire changer les choses. À commencer par le bureau individuel dont la société Stell Case nous propose une nouvelle itération tout à fait convaincante : Redesigning: Cubicles.

Ce bureau du futur, qui trouve sa place dans un open space, introduit ainsi un certain nombre d’améliorations : des plantes, des chaises pliantes, des parois plus basses (pour ne pas isoler les collaborateurs qui sont en position debout, seulement en position assise), un système d’insonorisation, un plateau réglable en hauteur, un écran multifonction, un commutateur pour passer en mode “webcam” et des écrans de confidentialité. L’objectif de ce nouveau bureau individuel est d’augmenter la productivité en améliorant l’ergonomie du poste de travail et en facilitant la concentration.

Un autre élément essentiel à l’agencement est la modularité. Dans une société où l’adaptabilité et la rapidité de réaction sont des qualités indispensables, les espaces de travail modulaires sont la clé d’un agencement réussi (cf. The future of work spaces: hot desks or cold comfort?, The future of work spaces: Modular environments et How Modular Environments Will Change The Future Of Work).

De tous les cas d’école illustrant les nouveaux aménagements du lieu de travail, c’est très certainement celui de la société Jones Lang LaSalle qui est le plus intéressant. Ils ont ainsi défini un modèle d’aménagement baptisé WorkSmart Activity qui scinde l’espace non pas en deux types (bureaux et salles de réunions), mais en huit types : les bureaux, les salles de réunion, les espaces de discussion calmes, les espaces de discussion ouverts, les plateaux d’équipes, les espaces de restauration, les zones de rencontres et les espaces de travail / réunion de courte durée. Ce modèle permet ainsi de fournir un aménagement ou un espace de travail / collaboration / rencontre pour toutes les situations.

Plus de photos à voir sur FutureSpace.

Outre les différents espaces de travail individuels ou collectifs, plusieurs sociétés se sont creusées la tête pour proposer des solutions de création de zones de confidentialité comme le BuzziHood ou le Office in a Bucket, une structure gonflable en quelques minutes pour des réunions express :

Dans un autre registre, certains employeurs se donnent du mal pour rendre leurs locaux les plus agréables possible avec des aménagements ludiques (toboggans…) et des services disponibles sur place (coiffeur, massage…) : How Playful Workplaces Will Change The Future Of Work

D’autres favorisent enfin le co-working pour libérer de la place (et proposer ainsi des aménagements collectifs) et pour faire baisser l’absentéisme : The Future of Work: Say Goodbye to Your Cubicle et The office is shrinking as tech creates workplace everywhere. Certes, le co-working est un sujet annexe, mais il est tout de même lié à la finalité (Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration).

Ne vous y trompez pas, l’objectif de ces aménagements sont bien en rapport direct avec la productivité : plus de concentration, de flexibilité, de mobilité… À ce sujet, certains prônent d’ailleurs l’auto-organisation : Let Your Employees Design the Office, Seriously. Cette approche peut vous paraître contre nature, mais elle est parfaitement logique pour des équipes projet ou chez des prestataires de services.

Encore une fois, n’allez pas imaginer que tout ceci est réservé aux sociétés les plus riches qui peuvent se permettre de gaspiller leur bénéfice. La finalité est également de veiller au bien-être des employés, car des employés heureux et motivés seront toujours bien plus productifs que l’inverse. Prenez ainsi exemple sur 37Signals, la startup de référence en ce domaine : Official pictures of our new office.

Vous pourriez vous dire que tout ceci est très bien pour des startups de la Silicon Valley, mais je précise que nous ne sommes pas dans une démarche “tout ou rien”. Il est ainsi tout à fait envisageable d’introduire plus ou moins de modularité en fonction des métiers et des locaux. Comme précisé plus haut, l’open space n’est pas forcément pour tout le monde, bien qu’équiper des salariés en casques antibruit reviendrait bien moins cher que de faire des bureaux individuels…

Tout ceci nous mène naturellement à deux impératifs :

• Les middle managers doivent montrer l’exemple, en adoptant les mêmes outils et lieux de travail que les membres de leurs équipes ;
• Ces nouveaux espaces nécessitent de nouvelles règles et habitudes pour en tirer le plus grand bénéfice (là encore, les chefs d’équipe peuvent se charger d’évangéliser et rappeler à l’ordre).

Si vous avez d’autres articles, je suis preneur, merci de les mentionner dans les commentaires.