Des outils de travail AAA pour une collaboration post-COVID

Alors que les restaurateurs et commerçants s’organisent pour s’adapter à un quotidien sans-contact, les entreprises s’obstinent à maintenir leur fonctionnement en improvisant le télétravail pour une partie des salariés et en distribuant des masques aux autres. Un combat perdu d’avance face à un ennemi invisible avec lequel nous allons devoir apprendre à cohabiter. Pour ce faire, les travailleurs du savoir vont devoir repenser leurs modes de travail pour limiter les réunions (physiques ou distantes) et instaurer une culture AAA : Auto-organisation, Autonomisation et Automation. Le problème est que cette transformation va devoir s’opérer dans un contexte de marché très tendu et avec de fortes contraintes sanitaires liées au reconfinement. Heureusement, les outils numériques sont là pour nous aider à contourner ces contraintes et faciliter les choses.

Après plusieurs mois d’incertitude sur une potentielle seconde vague de contamination du coronavirus, les mesures de reconfinement partiel sont en train de se mettre en place en Angleterre, en Allemagne, en Espagne, en Israël… et maintenant en France. Il est largement temps d’abandonner toute illusion d’un retour à la normale et de s’organiser pour repenser les outils et habitudes de travail dans un quotidien sans contact. Et vite, car la concurrence fait rage !

Si depuis 6 mois, la plupart des entreprises ont su maintenir leur activité malgré les mesures sanitaires et de nombreux salariés en télétravail, force est de constater que la situation n’est pas tenable : You’re Right! You Are Working Longer and Attending More Meetings. Inutile de passer par une longue phase d’audit interne, le constat est simple à faire : Il y a une limite à ce que nous pouvons faire avec les visio-conférences et les briefs Powerpoint envoyés par messagerie. En synthèse : rajouter plus de réunions Zoom ou d’emails ne changera pas la donne. Comme dit le proverbe : « Work smarter, not harder« .

Vous noterez d’ailleurs que le problème de saturation des réunions, emails et fichiers bureautiques n’est pas récent, il est simplement mis en exergue avec la COVID et le gros bordel engendré par la mise en télétravail forcé des équipes. Au final, la crise sanitaire actuelle est l’élément déclencheur dont nous avions besoin pour revoir nos habitudes de travail. Il nous reste maintenant à définir de nouveaux modes de collaboration et choisir en conséquence de nouveaux outils pour les mettre en oeuvre rapidement malgré le reconfinement.

Slack is the new email

Entre l’accélération numérique et la COVID, la période est propice à de grandes remises en question (Le commerce sans contact impose une refonte du parcours d’achat). Sans se perdre dans des réflexions trop profondes (De la nécessité d’un nouveau contrat social pour homo numericus et La notion d’entreprise est-elle obsolète ?), nous avons un défi immédiat à relever : celui de l’adaptation à un nouvel environnement de marché (Vos 3 chantiers prioritaires pour 2020 : expérience client, données et IA). Le problème est que les grands chantiers de refonte vont être perturbés par les nouvelles mesures de confinement partiel : comment réunir les bonnes personnes autour d’une table alors que la majorité est en télétravail ? Et comment faire émerger des idées neuves alors que nous n’avons pas le droit de toucher à un post-it déjà utilisé ?

Non, je ne suis pas en train de vous annoncer la mort du design thinking, mais plutôt l’obligation de trouver des modes de collaboration distants pour pouvoir affronter cette crise et espérer passer l’année. Et la première chose à faire est de trouver une alternative aux réunions (physiques ou en visio). J’ai déjà eu l’occasion d’aborder le problème des réunions en 2012 (Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion) et en 2014 (Les grands éditeurs cherchent des solutions au problème des réunions). Un problème récurrent qui a atteint son apogée (The Death of Meetings: How New Forms of Collaboration Are Taking Over) et pour lequel tout le monde cherche une solution.

Certes, il existe de nombreuses méthodes pour stimuler la collaboration et l’innovation (De l’intérêt d’un novel marketing reposant sur l’agilité et la collaboration), mais toutes ces pratiques collaboratives sont neutralisées par le reconfinement partiel et les nombreux salariés en télétravail. Il y a donc un phénomène de report naturel sur les outils numériques (messagerie et Zoom).

Effectivement, la solution la plus évidente est de faire moins de réunions et ateliers en privilégiant les outils numériques pour faciliter la circulation de l’information, simplifier l’affectation des objectifs / tâches et fluidifier la prise de décision. Une nouvelle génération d’outils a ainsi vu le jour pour nous aider à travailler différemment (De nouveaux modes de collaboration requièrent de nouveaux outils). Ces « nouveaux » outils se sont développés (nombre de clients, levées de fonds, capacités de R&D…) et sont maintenant beaucoup plus riches d’un point de vue fonctionnel : Slack wants to make life easier for remote teams with its 5 new Workflow Builder templates, Airtable raises $185M and launches new low-code and automation features, Todoist takes a shot at Trello with Kanban-style boards, Visual collaboration startup MURAL raises huge $118M Series B, Asana launches OKR goal-tracking to align teams around business objectives

Mais comme l’humain est visiblement incapable d’apprendre de ses propres erreurs, les travers des réunions et emails se sont déportés sur les plateformes collaboratives et canaux de discussion. Nous sommes donc revenus à la case départ avec une saturation d’outils et des équipes dysfonctionnelles faute d’une réflexion plus poussée sur l’évolution des modes de collaboration.

Mais ça n’empêche pas certains de s’obstiner à vouloir créer LA solution ultime d’emails ou de messagerie : Superhuman’s email app is overhyped and overpriced et Automattic launches P2, a WordPress-powered collaboration tool for remote teams. Si je ne remets pas en cause la capacité d’une société comme Automattic à mettre en place une organisation efficace à distance, la réalité des entreprises lambda est qu’elles n’ont ni la culture ni les bons outils pour maintenir la productivité et stimuler l’innovation en télétravail. Une vérité encore plus dure à avaler est que fondamentalement tous ces outils ne nous font pas et ne nous feront jamais gagner du temps : There is no productivity software.

Personne ne crée de la valeur avec des emails ou des réunions (et encore moins en visio)

Si l’on met de côté ceux qui parviennent à facturer l’abonnement à une newsletter (les journalistes et analystes) ou la participation à un atelier (les consultants, coachs et assimilés), qui peut réellement affirmer qu’il parvient à créer de la valeur en envoyant des emails ou en participant à des réunions ? La vérité est que ce sont des outils de travail génériques qui nous aident à partager de l’information ou à nous organiser, mais qui ne participent qu’indirectement à la création de valeur. Seuls les outils métiers peuvent prétendre à une contribution directe à la création de valeur. Problème : les salariés sont dépendants de la DSI pour le choix, l’implantation et l’évolution de ces fameux outils métier (généralement des usines à gaz codées avec les pieds).

Heureusement, les choses sont en train de changer avec les solutions permettant aux collaborateurs de créer eux-mêmes leurs outils. Un gain de temps particulièrement appréciable en cette période compliquée : Le no-code pour s’adapter plus vite dans un environnement post-COVID. Nous pouvons ainsi distinguer deux familles de solutions : les outils à mi-chemin entre tableurs et base de données (ex : Monday, Airtable, SmartSheet, Notion…) et les outils permettant de créer des applications (Bubble, BettyBlocks, Adalo, UI Bakery, PandaSuite…).

N’est-il pas illusoire de penser que les utilisateurs vont concevoir et développer eux-mêmes leurs outils ? Il y a 10 ans, peut-être (à l’époque de Yahoo Pipes), mais la situation est maintenant différente, car nous bénéficions d’outils plus performants et d’interfaces plus simples à prendre en main. L’idée étant d’offrir non pas LA solution ultime, mais un premier niveau d’autonomie pour couvrir une partie des besoins les plus simples. Les applications créées permettraient ainsi aux équipes de s’organiser à distance à leur façon et de réduire le nombre de réunions.

Cette vision est notamment portée par le patron de Airtable qui nous explique fort justement qu’il faut abandonner les modes de collaboration oraux (réunions, coups de fil, discussions informelles à la cantine ou machine à café…) pour adopter une culture de l’écrit (informations, données, objectifs, tâches…), permettant de formaliser les connaissances et de structurer une activité : A half billion apps are about to be created. We need more software builders, not just users. Toute la difficulté étant de le faire dans les règles de l’art en structurant ces écrits pour éviter la pollution et la dilution (ne pas reproduire le bordel qui règne dans les disques durs et serveurs de fichiers partagés). C’est justement ce que proposent les solutions citées plus haut : laisser les équipes s’auto-organiser et leur donner de l’autonomie dans la création des outils dont elles ont besoin pour conduire leurs activités.

😷 = Auto-organisation + Autonomisation + Automation

Avec le gain de popularité des méthodes agiles et le confinement, les grands éditeurs profitent de l’appel d’air du marché, notamment Atlassian qui élargir leur offre : Atlassian brings a table view to Trello. Toutes ces nouveautés convergent vers des outils à mi-chemin entre le gestionnaire de tâche, le tableau kanban et la base de données simplifiée.

Google n’est pas en reste et viens tout juste de présenter Tables, sa solution d’auto-organisation : Google launches a work-tracking tool and Airtable rival.

Un produit tout à fait intéressant, surtout s’il est couplé avec sa suite bureautique (Google Suite) ou avec sa récente solution « no code » : Google Cloud launches its Business Application Platform based on Apigee and AppSheet. Petit à petit ils ont créé un vaste écosystème de solutions et applications pour pouvoir gérer et traiter la donnée à grande échelle.

C’est une direction tout autre qu’Amazon a choisi de proposer avec une solution plus modeste, mais parfaitement intégrée : AWS launches Amazon Honeycode, a no-code mobile and web app builder. Avec Honeycode, l’ambition de Amazon est de proposer un environnement de travail « compact » pour pouvoir travailler la donnée à l’échelle locale (au niveau des différents services) avec un maximum de flexibilité.

Tout ceci est très intéressant, mais l’éditeur que tout le monde attend au tournant est bien évidemment Microsoft. Pour le moment, ils se contentent d’enrichir les offres existantes (Microsoft Teams is getting fake coffee shops, breakout rooms, and custom layouts, Microsoft Teams opens its doors to third-party apps during meetings, Microsoft brings new robotic process automation features to its Power Platform), mais ne règlent pas le problème de l’éparpillement.

Le phénomène d’éparpillement des informations, données, discussions, applications… est absolument crucial, car la réussite de tout projet en entreprise est la capacité à mobiliser rapidement les bonnes ressources et à coordonner les tâches des uns et des autres. C’est justement là où Microsoft a une carte à jouer, car pour le moment, entre Office 365, Yammer, Teams, Sharepoint et cie, l’écosystème de Microsoft devient illisible.

Mais rassurez-vous, ils ont une bonne vision d’ensemble et surtout un plan pour unifier toutes ces applications : How Microsoft is looking to MetaOS to make Microsoft 365 a ‘whole life’ experience. Nous manquons cruellement d’information sur ce MetaOS, mais au vu du portefeuille d’applications et des relations très étroites qu’ils entretiennent avec les entreprises, ils sont à ce jour les mieux placés pour transformer la promesse du « Work OS » (What Is Work Operating System? et Work OS, digital workplace, BPM, workflow : même combat ?).

Je ne saurais pas vous dire si telle ou telle solution est effectivement un Work OS « valide », car chacun a sa définition, mais ce qui est certain, c’est que le besoin est urgent (Une rentrée sous le signe de la résilience numérique).

La lumière est donc au bout du tunnel, mais il reste du chemin à parcourir. Cela laisse de l’espace pour les assistants numériques. Le principe d’un duo homme / machine orchestré par un assistant numérique commence à faire ses preuves, notamment chez Adobe ou SalesForce et monte en puissance dans la firme de Redmond (Microsoft launches new Cortana features for business users). Pour le moment, les usages sont limités, mais les assistants numériques peuvent se révéler extrêmement utiles pour aider les collaborateurs à changer leurs habitudes à adopter de nouvelles routines liées à la collaboration à distance. C’est d’ailleurs ce principe de « compagnon de vie numérique » que Google cherche à mettre en place (Google Assistant’s new Workday routine can bug you to take care of yourself).

Qui de Microsoft, Google ou des autres géants numériques parviendra à trouver la bonne approche (outils + méthodes + plateforme) ? Il est encore trop tôt pour le dire, mais au risque de me répéter, les choses sont en train de bouger très vite, car les conditions de marché l’exigent.

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