Expérimentez la collaboration en temps réelle avec Colaab

Certains vous diront que rien ne remplace une réunion : tout le monde est concentré et les échanges y sont plus riches. Voilà la théorie, mais en pratique lorsque vous enchaînez une à deux réunions par jour ça devient vite très lassant. Le problème ne vient pas du format car les réunions sont un outil de travail très puissant, mais plutôt de l’utilisation que l’on en fait. Nous avons en effet tous tendance à réunioner pour tout et n’importe quoi :

  • Les réunions du lundi matin où il y a toujours les mêmes retardataires ;
  • Les réunions de fin de matinée où tout le monde vient les mains dans les poches sans trop savoir ce qui va s’y passer ;
  • Les réunions du début d’après-midi avec les digestions difficiles du repas gargantuesque d’où vous sortez juste avec votre client ;
  • Les réunions marathon de fin de journée organisées par des collègues célibataires qui ont peur de se retrouver tout seul chez eux…

Nous aurons l’occasion de reparler de cet épineux problème de la réunionite.

Je souhaiterais vous parler aujourd’hui d’un type de réunion particulièrement chronophage et compliquée à gérer : la réunion de revue d’un document. Indispensable pour faire avancer la rédaction d’un document important impliquant différentes personnes ou département, ces réunions peuvent se révélées très pénibles à organiser en fonction du nombre de participants, de la longueur du document, de son état d’avancement et surtout de la récurrence.

Tous ces facteurs font dangereusement chuter la motivation et surtout l’attention des participants. Pour y palier, il existe une catégorie d’outils en ligne très pratiques : les espaces de collaboration en ligne. Le principe est simple : tout le monde se connecte à partir de son poste de travail (pas la peine de se battre pour une salle de réunion, peut s’organiser très rapidement si tout le monde est disponible) et chacun commente et annote le document au fur et à mesure de son passage en revue.

Dans cette catégorie il y a les poids lourds du secteur comme Adobe Connect ou Webex mais il y a également des acteurs de niche comme Colaab. Cette solution vous permet de créer très facilement des espaces de travail, d’inviter des collaborateurs, de gérer leurs droits et bien évidement de partager des documents à l’écran :

colaab

Vous noterez en bas à gauche de l’écran les différents outils d’annotation ainsi que le tchat en haut à droite.

Encore une fois l’idée n’est pas de remplacer TOUTES les réunions, mais plutôt de proposer une solution alternative pour éviter les réunions superflues qui nous gâchent le quotidien professionnel.

Si vous connaissez / utilisez d’autres services, n’hésitez pas à le signaler dans les commentaires. (via WebWorkerDaily)

7 réflexions sur “Expérimentez la collaboration en temps réelle avec Colaab

  1. oi j’adore l’interface et les possibilités offertes, mais dans un secteur un peu refractaire aux NTIC, arriver a implementer ce type d’outil est deja en soi une prouesse, si en plus c’est en anglais… Existe il un équivalent français ?

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  2. @ JC > Donc tu proposes un système de comptabilisation (facturation interne ?) du temps passé en réunion ? C’est extrême mais ça peut dissuader les plus accros. Dans le même genre il y a aussi les salles de réunions sans chauffage ni boissons (chaude ou froide) ou les réunions où tout le monde est debout.

    @ Virgile > Pour avoir des interfaces en français, mieux vaut se tourner vers les leaders (Adobe et Webex).

    /Fred

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  3. Tu plaisantes mais les daily Scrum, pratique SCRUM (méthode Agile la plus populaire) (= Stand up meeting), ces réunions quotidiennes avec l’équipe, ne durent pas plus de 15 minutes et se font DEBOUT… c’est la règle

    « We stand up to keep the meeting short ! »

    JE n’ai que des bons retours sur la mise en place du ROTI. Il faut l’amener dans une perspective de valeur, dans un esprit Lean. Encore faut -il être prêt à recevoir le feedback, à se remettre en question pour faire mieux la fois d’aprés !

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