La collaboration en temps-réel encore à la traine (la faute à l’email)

C’est en substance ce que nous livre les conclusions d’un rapport de Forrester : The State Of Workforce Technology Adoption. Les auteurs de ce rapport ont ainsi étudié les habitudes de 2.100 collaborateurs pour identifier des tendances et des comportements-types. Devinez quoi ? Les outils de collaboration en temps réel sont encore largement absents (peut-être la messagerie instantanée et encore) :

Classement des outils les plus fréquement utilisés en entreprise
Classement des outils les plus fréquemment utilisés en entreprise

C’est sans surprise l’email et les outils bureautiques qui dominent les usages. Les auteurs du rapport ont d’ailleurs un petit nom pour cette catégorie de collaborateurs qui passent leur journée devant un écran : les « information workers« . L’information est donc la matière première de ces collaborateurs, mais le problème c’est qu’ils le produisent et la partage sur de mauvais formats : l’email et les outils de bureautique (traitement de texte, tableur, diaporama).

J’ai déjà eu l’occasion de m’exprimer sur le problème des fichiers bureautiques mais je me permet d’insister : l’information stockée dans un fichier de type bureautique est piégée car elle se véhicule mal et car il est très compliqué de la faire évoluer. Elle se véhicule mal car il faut le bonne version du logiciel pour les lire, car ces fichiers pèsent lourd et circulent généralement par email (avec des comptes de messagerie limités en taille), car les informations dans les fichiers s’indexent plutôt mal (à moins d’exploiter une technologie de recherche couteuse), car il faut du temps pour télécharger la pièce jointe, lancer le logiciel et trouver la bonne information. Il est compliqué de la faire évoluer car il faut modifier le document, l’enregistrer et le réexpédier à tous les destinataires (un enfer).

Le maillon faible dans cette histoire c’est l’email. Autant les emails nous ont fait gagné du temps il y a une ou deux décennie, autant maintenant ils nous en font perdre : quand vous rédigez un email ou que vous en lisez un, vous ne travailler pas, vous vous informez donc vous ne produisez rien. Les emails sont des tueurs de productivité et pourtant se sont des outil absolument indispensables, ou du moins qui semblent indispensables aux yeux des collaborateurs.

J’ai eu l’occasion d’en discuter cette semaine lors d’une conférence que je donnais dans une grande entreprise française (plus de 100.000 employés) où je ne semblais pas être le seul à penser que l’email devient un authentique problème. C’est à la base un outil de communication asynchrone qui est pourtant utilisé pour beaucoup plus de choses :

  • De la communication quasi-synchrone avec des discussions reposant sur l’écrit parlé (on rédige comme on parle alors qu’il serait tellement plus simple de décrocher son téléphone) ;
  • De la collaboration avec des informations ou des données de première importance qui sont stockées sur ce support pourtant très volatile (comment archiver correctement un email et le rendre accessible pour d’autres ?).

Bref, l’email est un outil que les collaborateurs « servent » à toutes les sauces à défaut d’avoir sous la main (ou d’avoir été formé à) des outils adaptés : wikis pour la co-création et la capitalisation de connaissance, espaces de travail en ligne pour la collaboration et la communication asynchrone.

Alors bien sûr vous pourriez me dire que tout ceci va changer avec l’arrivée de la génération Y car après tout avec le départ des papy boomers à la retraite c’est près de 40% de la main d’œuvre qui va être renouvelée en moins de 10 ans. Mais bine sûr, comme c’est pratique ! Heureusement que les djeunz de la génération Y, ceux qui sont nés avec le web, seront là pour sauver la productivité des entreprises. Assez de sarcasmes, ce ne sont certainement pas les « jeunes » qui vont pouvoir changer les mentalités et renouveler les outils des « vieux » collaborateurs. Ce changement se fera de concert et avec les outils adaptés, pas ceux qu’utilisent réellement les jeunes de la génération Y.

Sommes-nous à l’aube de la collaboration en temps réel ? Mouais bof… et pourquoi ne pas commencer avec de la collaboration asynchrone ? Ce changement dans les pratiques représenterait déjà un saut quantique par rapport au quotidien du collaborateur lambda (email et fichiers bureautiques).

(via Read/Write Web)

13 commentaires sur “La collaboration en temps-réel encore à la traine (la faute à l’email)

  1. Dans mon entreprise (SSII) un outil collaboratif (Seemy) a été mis en place pour échanger. Il regroupe des classeurs, des wikis, des blogs… Tout ce qu’il faut pour échanger…

    Les utilisateurs régulier et actifs de l’outil sont tous de la génération X. La génération Y ne l’utilise pas du tout, elle ne se l’est pas du tout appropriée…

    Du coup, avec seulement quelques utilisateurs, l’intérêt est bien moindre.

    Ou est l’erreur ?

  2. Je pense que ces « juniors » ne sont tout simplement pas encore assez expérimentés.

    Avec le temps ils vont voir les manques qu’ils vont et essayer de les combler avec des outils collaboratifs auxquels ils n’ont pas été habitués pendant leurs études.

    Le cadre de l’université ou des écoles d’ingénieurs devrait d’ailleurs être un moteur pour ce genre d’outils…

  3. Où commence la formation aux nouveaux outils ? A l’école (sous entendre tous les niveaux : lycées, fac, grande ecole, bts, …)

    Qui peut diffuser ces nouveaux outils en entreprise ? les managers ? les nouveaux embauchés ? humm, on parle de changement là non ?

    Ces nouveaux outils sont installés à partir d’un besoin terrain exprimé ou sont ils imposés ? Pour etre accepté et utilisé, d’apres vous, qu’elle est la situation idoine ?

  4. La solution est sûrement dans les « mailspaces », qui permettent de structurer, centraliser et partager les échanges d’e-mails dans un espace collaboratif. Certains produits de mailspaces peuvent s’intégrer avec les grandes plateformes collaboratives du marché comme Microsoft SharePoint qui est la plus répandue.

  5. Salut Fred,

    Je te trouve un peu radical dans ta condamnation de l’email. De mon point de vue. C’est un outil dans une boîte à outil. Il faut l’utiliser pour ce en quoi il est efficace.

    Par exemple, dans ma société on utilise :

    Google Talk – pour les discussions informelles one to one et interne

    Un espace collaboratif – pour les disccusions plus complexes, soit en interne, soit avec nos clients qui veulent bien utiliser le même espace collaboratif que nous

    Google Docs – pour partager des documents

    Wave – pour faire les spécifications fonctionnelles et techniques de nos logiciels de façon collaborative (à l’usage et pour ce besoin bien précis, Wave s’avère extrêmement efficace, bien plus que Google Docs par exemple)

    Le téléphone – pour ce à quoi le téléphone sert

    Et le mail que nous n’avons pas abandonné, même si nous sommes une boîte de geeks !

  6. @ Satgé : Bravo pour avoir développé les usages autour d’outils adaptés. Non il n’est pas question de totalement supprimer l’email mais plutôt de limiter ton usage détourné.

    /Fred

  7. Nous venons de déployer SparkAngels dans une entreprise. C’est un service qui est un type de collaboration temps réel adapté à la montée en compétences des employés lors de migration de progiciel. Le service permet un partage d’écran synchrone inter-employés permettant à chacun d’entre eux de faire appel à un groupe de compétences disponible répertorié dans l’entreprise en lui montrant son écran instantanément pour être accompagné dans un usage informatique. Un service de délégation de compétences qui a des implications organisationnelles non négligeables.

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