Définition et usages de l’intranet 2.0

Voilà un petit moment que l’on parle d’intranet 2.0 ou de social intranet (j’en parlais déjà en 2007 : Les dernières tendances en matière d’intranet 2.0), mais a-t-on déjà pris le temps d’en définir les contours ? Bon en fait il existe déjà de nombreuses définitions et c’est plutôt moi qui suis à la traine sur ce sujet… Je vous propose donc de rattraper ce retard et de faire le point avec vous sur ce meta-concept. “Meta-concept” ? Oui tout à fait, car il n’existe pas réellement de définition précise, uniquement des interprétations de l’évolution de l’outil informatique en entreprise. Vaste sujet qui mérite quelques explications.

Car il faut bien préciser que le fait de greffer un système de commentaires sur un intranet traditionnel est loin d’être suffisant. C’est une étape importante, certes, mais la route reste longue vers la vision idéaliste d’une plateforme collaborative et sociale intégrée.

Définitions

Comme précisé plus haut, il n’existe pas de définition officielle ni rigoureuse. Si l’on s’en tient à la définition d’un intranet (“Un réseau informatique utilisé à l’intérieur d’une entreprise utilisant les technologies de communication d’Internet : web, email…“), alors la définition générique devrait être : “Un réseau informatique utilisé à l’intérieur d’une entreprise utilisant les technologies et pratiques du web 2.0 : intelligence collective, flux RSS, wikis…”

Vous conviendrez que ce n’est pas très satisfaisant, je vous propose donc de vous pencher sur d’autres définitions, à commencer par celle de Xavier Aucompte qui isole trois types d’intranets 2.0 :

• Les intranets 2.0 fonctionnels qui reposent sur les outils du web 2.0 (RSS, blogs, mashups..) ;
• Les intranets 2.0 innovant qui sont centrés sur l’innovation participative et la co-création ;
• Les intranets 2.0 d’entreprise qui mettent l’accent sur les collaborateurs et les processus internes.

Ces trois familles ne sont pas exclusives, elles se combinent et peuvent être assimilées à des couches qui s’implémentent dans n’importe quel ordre.

Puisque l’on parle de couches (conversationnelles, relationnelles, transactionnelles…), je vous propose ce très bon schéma d’Alex Dowbor : Social Intranet, The Intersection Diagram.

Sur ce schéma ressortent bien les forces et faiblesses des 3 modèles d’intranet :

• Les portails d’entreprise qui sont centrés sur le contenu et la connaissance, mais manquent de participation ;
• Les plateformes de discussions qui sont déconnectées des processus et applications métiers ;
• Les outils de collaboration qui sont pauvres en contenus.

L’intranet 2.0 ou “social intranet” se trouverait donc à l’intersection de ces 3 modèles.

Poursuivons avec la définition de notre Bertrand national : Qu’est-ce qu’un intranet social ou un intranet 2.0 ?. Toujours prudent vis-à-vis des buzzword, l’auteur liste un certain nombre d’évolutions nécessaires à apporter aux intranets traditionnels :

• Une socialisation de l’information (personnalisation, partage, filtrage, relais, enrichissement…) ;
• Une socialisation des collaborateurs (notamment au travers des profils enrichis) ;
• Des leviers d’incitation à la publication / collaboration (dans une logique EtoE) ;
• La socialisation des outils métier (au travers de connecteurs “sociaux”) ;
• Les outils de rapprochement (qui permettent de trouver par affinité des collaborateurs, informations, données…) ;
• La conduite du changement (qui permet de lier tout ceci et surtout d’impliquer durablement les collaborateurs dans cette logique contributive).

J’aime beaucoup l’idée que l’intranet 2.0 n’est pas un cap à franchir, mais plutôt une vision idéaliste dont on se rapproche en procédant par évolutions successives. Il n’existe ainsi pas réellement de palier à partir duquel votre intranet passe du statut de “1.0” à celui de “2.0”.

Dans cette optique, je clôturerais cette partie en mentionnant l’Intranet Maturity Model de Razorfish (qui n’est plus en ligne), qui décrivait les différentes étapes de maturation d’un intranet :

Comme nous venons de le voir, chacun à sa propre lecture et il n’existe pas de mauvaise définition. Je ne me risquerais donc pas à proposer ma propre définition, je vous propose plutôt de raisonner par composants.

Les 5 composantes d’un intranet 2.0

Comme nous venons de le voir, l’intranet 2.0 est plus une vision idéaliste qu’un ensemble fini de fonctionnalités à assembler. J’ai ainsi identifié 5 composantes principales qui tendent à rapprocher un intranet de cette vision idéaliste du “2.0” :

• Information. Pour être qualifiée de “2.0”, l’information doit pouvoir circuler de bas en haut et de façon transversale. Cela nécessite donc des canaux de distribution souples et performants (flux RSS, alertes, flux en temps réel…). L’information doit aussi pouvoir être filtrée, relayée, agrégée et enrichie (au travers de commentaires, notes…).
• Connaissance. Une gestion de la connaissance efficace passe par des bonnes pratiques de capitalisation (grâce aux wikis) et de structuration (grâce aux tags). Cette connaissance doit également pouvoir être facilement diffusée de façon formelle ou informelle (au travers de blogs, de FAQ collaboratives ou de plateforme de social learning).
• Communautés. Pas de 2.0 sans réseau social d’entreprise. Les collaborateurs doivent donc bénéficier d’un profil riche sur le RSE (qui va au-delà des coordonnées et intitulés de poste). Ils doivent également pouvoir rejoindre des groupes (publics, privés ou cachés) ainsi que contribuer à des thématiques (en utilisant un système de thèmes hiérarchisés).
• Collaboration. Impossible de parler de “2.0” sans aborder la collaboration. Nous parlons bien ici de collaboration active autour d’outils de gestion de projet, de serious games, d’espaces de travail en ligne et d’ideagoras (pour faire de la co-création).
• Applications et données. Les intranets intègrent une couche applicative depuis bien longtemps, l’évolution logique va donc être d’assouplir ces applications ainsi que leur exploitation / évolution / découverte à l’aide de Marketplace ou App Store, de fonctions de mashup d’entreprise ou de tableaux de bord personnalisables.

Ces 5 composantes regroupent selon moi l’essentiel des améliorations à apporter aux intranets traditionnels. Ces améliorations peuvent être réalisées dans n’importe quel ordre et doivent s’étaler dans le temps sous peine d’être confrontées à une forte résistance au changement.

Il existe de nombreux outils et solutions permettant de greffer ces fonctionnalités à un existant, mais l’important n’est pas le nombre de fonctionnalités, mais leur intégration au S.I. et aux processus internes de l’entreprise. Il est en effet beaucoup plus simple d’exploiter une suite “sociale” en ligne pour contourner les problèmes de déploiement et de comptabilité, mais elle ne délivrera son réel potentiel que si elle s’intègre dans le quotidien des collaborateurs (dans leurs habitudes et réflexes).

Si vous avez ou connaissez d’autres définitions, n’hésitez pas à publier des liens dans les commentaires.