J’ai déjà eu l’occasion d’aborder l’épineuse question de l’organisation du lieu de travail. Tout le monde est d’accord pour dire que les open spaces ne sont pas la configuration idéale pour travailler. Et pourtant, ce type d’organisation des locaux reste la norme, avec comme principale justification que cela facilite l’échange d’idées. Nous sommes presque en 2014 et il est grand temps que cette hypocrisie cesse. Non, les open spaces ne favorisent la collaboration, c’est faux, simplement un prétexte pour économiser des m2 et du loyer.
Voilà près de 15 ans que je suis dans le monde professionnel, et je n’ai jamais connu autre chose que les open spaces, avec une moyenne d’une salle de réunion pour une cinquantaine de personnes. L’enfer. Je ne suis pas un spécialiste de l’aménagement du lieu de travail, mais je ne vois pas en quoi ce type de configuration peut aider à mieux faire son travail :
Pour appuyer mes propos, je vous invite à lire le remarquable article suivant : Offices for all! Why open-office layouts are bad for employees, bosses and productivity. L’auteur y explique que les open spaces sont des espaces très bruyants où le seul moyen de se concentrer est de se mettre un casque avec de la musique sur les oreilles pour s’isoler des autres, un comble ! Il y a bien évidement des employés respectueux, mais la norme semble plutôt être de faire abstraction de ses voisins et de passer des coups de fil à haute voix ou d’interpeller des collègues qui passent par là. Il y a non seulement le problème du bruit, mais également la pollution visuelle de celles et ceux qui s’agitent autour de vous ou qui traversent la pièce. Bref, c’est une grosse supercherie, d’autant plus que les périodes de travail qui nécessitent des échanges permanents ne représentent qu’une petite partie de notre journée (exception faite de ceux qui pratiquent les méthodes d’extreme programming et travaillent notamment en binôme). Le reste du temps, les travailleurs du savoir sont censés travailler de façon autonome sur leurs dossiers et missions. Et pour y arriver, ils s’isolent avec des casques de plus en plus gros.
L’auteur de l’article précité recommande l’abandon des open spaces au profit de bureaux individuels. Une recommandation intéressante, mais qui n’a que très peu de chances de passer auprès de sa direction. Pourtant, il existe des solutions très créatives pour aménager correctement vos bureaux (La collaboration et la productivité passe aussi par une réorganisation du lieu de travail) ou de très beaux modules (Offices by Carl Kleiner), mais le budget est non-négligeable.
Bref, entre les contraintes de place et de coût, il n’est vraiment pas évident d’arriver à faire cohabiter dans de bonnes conditions un certain nombre de collaborateurs. Et si la solution consistait à ne pas les faire cohabiter ? C’est en tout cas la question qui se pose après la lecture du livre The Year Without Pants de Scott Berkun, qui y relate les débuts et l’organisation de l’éditeur de WordPress : How Automattic Grew Into A Startup Worth $1 Billion With No Email And No Office Workers. L’auteur y explique que l’ensemble des 200 employés fait du télé-travail et qu’ils ne se réunissent que ponctuellement par petites équipes pour travailler de façon immersive et intensive sur un sujet précis (3 à 4 jours dans un lieu exotique). La clé de cette organisation, avec des employés répartis dans 28 pays et 141 villes, repose sur une responsabilisation totale des collaborateurs. Vous pourriez me dire qu’il est compliqué de surveiller des employés à distance, et je pourrais vous répondre qu’il est également compliqué, voire impossible, de s’assurer que les employés installés dans des locaux professionnels consacrent leurs journées de travail à l’accomplissement de leurs tâches. Illustration : seriez-vous capable de me décrire la journée de travail de votre voisin d’open space (les dossiers sur lesquels il a travaillé, les tâches accomplies…) ?
La dure réalité est que si l’on peut forcer des employés à être physiquement présents dans des locaux et surveiller leur temps de présence, il est par contre impossible de les forcer à consacrer 100% de leurs ressources à leurs missions. En d’autres termes : non seulement des locaux coûtent cher, mais ils ne sont en rien les garants de la productivité des employés. L’auteur du livre va plus loin en disant que les règles généralement imposées (proches du pointage à l’usine du siècle dernier) tuent la créativité, l’esprit d’initiative et la motivation. Une affirmation dure à attendre, mais qui n’est pas très éloignée de la réalité.
L’auteur explique aussi dans son livre que le succès de l’organisation de la société repose sur la culture de la société qui est alignée avec celle des milieux du logiciel libre, centrée sur la collaboration et les contributions collectives. La majeure partie des employés sont d’ailleurs issus de la communauté qui gravite autour de WordPress, ils sont donc parfaitement motivés et déjà formatés pour le travail décentralisé à distance. Pour en savoir plus, je vous recommande ces différentes analyses du livre : The Year Without Pants, review: Work, but not as we know it, Book Review: The Year Without Pants et Book Review: The Year Without Pants.
Donc… pour améliorer la productivité, il suffit de responsabiliser les employés et de les faire travailler de chez eux. Pas simple, car la législation française en la matière est encore bloquée au XXe siècle. Pourtant, il faudra bien que cela change, car les temps de transport tendent vers une harmonisation : Le temps de transport travail-maison équivalent quelque soit le pays ?. Des chercheurs de l’université de Cambridge ont ainsi démontré que le temps de trajet entre le domicile et le travail ne variait que très peu en fonction des continents et de la configuration des villes (Europe, Amérique du Nord et Afrique). Sommes-nous condamnés à perdre en moyenne 2 heures par jour à aller et revenir de notre travail ? J’espère bien que non ! D’autant plus qu’il y a d’autres vertus à lutter contre cette fatalité : Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration.
Pour pousser plus loin cette réflexion, je vous propose un autre excellent article de Fast Company : The simplest way to know what everyone’s doing at work. L’auteur y explique que si des plateformes sociales comme Twitter ou Instagram permettent à des individus d’informer leur entourage de leur quotidien, il devrait en être de même dans le monde professionnel. C’est d’ailleurs sur ce principe que reposent des solutions de RSE comme Chatter, Yammer, Tibr et cie. Le problème est que cela génère beaucoup de bruit. L’auteur suggère donc de forcer les employés à rédiger : non seulement cela permet de structurer leurs idées et messages à faire passer, mais cela permet également de documenter leur quotidien et de laisser des traces de leur travail / réflexions dans le système d’information. Je ne peux qu’être d’accord avec ce point de vue dans la mesure où au fil des années, les travailleurs du savoir ont acquis des mauvaises habitudes, surtout en ce qui concerne les fichiers bureautiques, l’email et les réunions. La norme est ainsi d’improviser des réunions où les participants viennent les mains dans les poches pour découvrir un diaporama vite rédigé par dessus lequel l’organisateur se contente de paraphraser.
Jeff Bezos, le patron d’Amazon, est ainsi connu pour obliger l’organisateur d’une réunion à rédiger une note de synthèse que les participants doivent impérativement avoir lu en préambule. Certes, c’est radical, vous pourriez qualifier ça de « dictature de la bienveillance », mais chez moi on appelle ça du bon sens. Un peu comme d’interdire les ordinateurs portables ou les smartphones (Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion).
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Suggestions de bonnes résolutions pour l’année 2014 :
- Oubliez les opens spaces, si vous voulez gagner de la place ou économiser du loyer, proposez plutôt du télé-travail à vos collaborateurs (sur la base du volontariat et à temps partiel pour commencer) ;
- Adoptez les No Meeting Monday et No Powerpoint Friday ;
- Ré-apprenez à vos collaborateurs l’art de la rédaction et du visual thinking ;
- Responsabilisez vos collaborateurs en vous inspirant des modèles collaboratifs des communautés open source.
Y’a plus qu’à…