Pourquoi le papier stimule la collaboration

Voilà près de deux ans que je rédige ce blog sur les outils et pratiques liées à l’Entreprise 2.0. La semaine dernière j’ai eu une horrible révélation… Il y a un outil que vous et moi utilisons tous les jours et dont je n’ai jamais parlé : Le papier. Il fait partie de notre quotidien professionnel et malgré de nombreuses tentatives de suppression, il ne disparaitra pas. J’irais même plus loin en disant que le papier ne doit pas disparaitre car s’il est bien exploité il peut être un vecteur de collaboration très puissant.

Entendons-nous bien : Quand je parle du papier, je fais référence au support écrit et non à la matière. Même si je suis persuadé que le papier est un frein à de nombreux processus (vive la GED !) et un facteur de contre-productivité (mémo, revue de presse imprimé…), utilisé en réunion ou en atelier il se révèle être un authentique champion de la collaboration.

Prenons ainsi l’exemple du prototypage d’interfaces (une activité que je pratique depuis plus de 10 ans). Il existe de nombreux outils de prototypage rapide pour pouvoir créer des interfaces en quelques clics et les partager avec vos collègues. Tout ceci est très bien, mais nous ne parlons pas ici de collaboration dans la mesure où une seule personne produit de la documentation sur laquelle ses collègues ne font que réagir. L’outil de prototypage et le support numérique sont alors utilisés à des fins de formalisation pour “rendre une copie propre”.

Après avoir fait le tour de différents outils de prototypage (ils ont tous des avantages et des inconvénients) je m’étais remis à utiliser le papier pour faire du prototypage rapide en réunion (les américains appellent ça du “scketching“, ça fait plus mieux) :

Même si le niveau d’interaction est bien meilleur, le problème est toujours là : Il n’y a qu’une seule personne qui tient le crayon donc qui concentre la capacité à concrétiser une idée.

Il existe cependant d’autres outils de prototypage qui permettent à l’ensemble des participants de griffonner / tester / manipuler. Je pense notamment aux post-it. Il est ainsi possible de faire participer plusieurs personnes en même temps à l’aide de simples bouts de papier, puis de photographier le résultat pour documenter la séance. Exemple avec le rendu d’un atelier de travail que j’avais organisé pour la refonte de l’Express.fr :

Il existe ainsi plusieurs offres pour faire du prototypage rapide en séance à l’aide de tableaux blancs et de magnets qui reproduisent les éléments d’une interface (comme GUImags ou GUIMagnets) :

Cette approche n’est pas neuve et l’animation de sessions de travail avec des post-it est même une discipline reconnue avec une marque déposée (metaplan).

Vous aurez donc bien compris qu’il n’est pas tant question du papier en tant que support mais plutôt que de faire participer simultanément plusieurs personnes sur un même support écrit. La formalisation pourra se faire plus tard (avec le compte-rendu de l’atelier de travail) mais la collaboration à plusieurs sur un même support est une pratique diablement efficace qui peut être appliquée à différents domaines (architecture, gestion de planning…). Si vous n’avez pas de tableaux blancs ou de magnets vous pouvez toujours vous en sortir avec du papier et des post-il mais l’idée est bien de ne pas concentrer la tâche de formalisation sur un seul individu (celui qui tient le stylo ou le clavier).

Les observateurs attentifs pourraient me dire que dans Google Wave il est possible de faire de l’édition simultanée, mais je préfère ne pas aborder ce cas très particulier pour le moment (car il ne concerne qu’un nombre très restreint de collaborateurs).