Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion

J’ai déjà eu de nombreuses occasions de vous mettre en garde contre les trois tueurs de productivité : l’email, les fichiers bureautiques et les réunions. Nous avons déjà étudié de nombreuses alternatives aux deux premiers, mais pas récemment traité du dernier point. Je pense ne rien vous apprendre en vous disant que les réunions sont toxiques et qu’elles sont un ingrédient majeur des dysfonctionnements en entreprise. Pour vous la faire simple : si vous n’avez pas envie de travailler, de compléter une tâche ou de prendre une décision, convoquer une réunion !

Ceci étant dit, je souhaiterais aujourd’hui élever le débat et récapituler quelques bons conseils pour éviter de perdre trop de temps en réunion (puisque de toute façon elles sont inévitables). Pour cela, je vais m’appuyer sur un certain nombre de sources pêchées chez l’ami Bertrand Duperrin. Je vous propose ainsi dans un premier temps d’évaluer le coût des réunions (et autres statistiques) avec cette infographie : How Office Workers Waste Time in Meetings About Meetings.

Je me doute que vous êtes toutes et tous des victimes de la “réunionnite”, mais pour vous motiver à chercher des solutions, je vous propose ensuite cette série d’articles qui documentent ce phénomène :

• Why meetings kill productivity, où l’on parle du livre Read This Before Our Next Meeting), l’auteur nous y explique notamment que les réunions ont tendance à occuper tout le temps ou l’attention disponible, et qu’elles sont indispensables pour ne rien faire ;
• Why business meetings fail, où il est question du fatalisme des collaborateurs qui participent aux réunions parce qu’ils se sentent obligés de le faire, ils pensent que ça fait partie de leur travail ;
• The Payoffs and Penalties of Holding Meetings, où une étude de grande ampleur confirme l’inefficacité des réunions d’information, et l’efficacité des réunions orientées sur la validation d’une décision ;
• Killing the status meeting and the next generation of productivity, où il est question du  statut social de celui qui convoque une réunion (“j’organise une réunion, donc je suis important / je travaille plus que les autres“) ;
• How to moderate a brainstorming session and get results, qui nous donne plein de bons conseils sur le choix des participants ou la modération.

Avec ces cinq articles, vous aurez une vision précise des facteurs-clés de succès d’une réunion :

1. Définition du thème et des participants (ainsi que des non-participants, mais qui seront informés) ;
2. Formulation de l’invitation (contexte, objectifs…) et des pré-requis (document à avoir lus, chiffres à avoir collectés…) ;
3. Conduite de la réunion et modération ;
4. Bouclage de la séance (prise de décision, attribution des tâches…) et publication du compte-rendu.

À partir de ces articles, et de mon expérience, je vous propose cette série de conseils à appliquer sans modération :

• Posez-vous toujours la question de savoir si une réunion va ralentir le processus de décision ou non, et s’il n’est plus simple d’opter pour une alternative (travail asynchrone, télé-réunion…) ;
• Pas de réunion pour informer, tout peut se faire de façon asynchrone par email ou via l’intranet ;
• Pas de réunion pour prendre des décisions, la décision est proposée dans l’ordre du jour et discutée / validée en séance ;
• Publiez toujours un ordre du jour et des objectifs, que vous ne présenterez pas en début de session car tous les participants sont censés l’avoir lu ;
• Fournissez une liste de documents à avoir lu ou de réflexions à avoir mené au préalable ;
• Ne récapitulez JAMAIS le début de la réunion pour les retardataires, ça les motivera à être à l’heure la prochaine fois ;
• Autorisez les invités à décliner une réunion sans se justifier (moins il y a de participants et plus la réunion sera productive) ;
• Ne programmez jamais de réunion de plus d’1 heure, car dans ce cas-là c’est un atelier de travail, et il se conduit différemment ;
• Essayez de finir vos réunions en avance pour laisser une impression positive aux participants ;
• Facilitez le choix de la date en utilisant des outils hébergés comme Doodle ou ScheduleOnce.

Je peux également vous fournir quelques conseils extrêmes à appliquer avec discrétion :

• Interdisez les téléphones et ordinateurs portables pour éviter la dispersion d’attention ;
• Autorisez-vous à couper la parole d’un participant trop volubile ou à exclure de la réunion ceux qui ne sont pas concentrés ou ceux qui perturbent le bon déroulement de l’ordre du jour ;
• Organisez vos réunions dans une salle sans siège pour écourter les discussions inutiles ;
• Interdisez les “je ne peux pas” ou “ça n’est pas possible” et remplacez-les par “oui, mais…” ou “pour cela j’ai besoin de…“.

Oui je sais, ces derniers conseils sont particulièrement spectaculaires, mais ils génèrent des résultats immédiats.

Encore une fois, j’insiste sur la nécessité de systématiquement envisager une alternative à une réunion physique. Par exemple, essayez d’imaginer que les participants potentiels sont en province ou à l’étranger, la réunion justifie-t-elle leur déplacement ? (cf. Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration).

Dans ce cadre, je vous rappelle qu’il existe de très bonnes solutions de réunion à distance :

• Les solutions historiques comme Webex ou Adobe Connect ;
• Les outils de VoIP comme Skype ou Hangouts de Google+ ;
• Les services de réunions en ligne comme MyCommitee (cf. MyCommittee Is The Best Online Tool For Creating Online Agendas And Minutes), Meetings.io ou Join.me.

N’hésitez pas à partager dans les commentaires vos conseils, astuces et votre retour d’expérience sur d’autres outils.