Voilà bien longtemps que je n’ai pas parlé des wikis. Il faut dire que le débat est principalement accaparé par les solutions de RSE, que les éditeurs essayent de nous vendre comme les couteaux suisses de la collaboration. J’ai déjà eu l’occasion de vous décrire l’ensemble des blocs fonctionnels couvrant les différentes facettes de la collaboration (cf. Panorama des l’Entreprise 2.0), aussi je pense ne rien vous apprendre en disant qu’un réseau social d’entreprise est avant tout destiné à mettre en relation des personnes qui ne se connaissent pas. Pour le reste, il existe quantité de solutions technologiques répondant à des besoins diverses (co-création, diffusion d’information, veille partagée…). Dans cette logique, les wikis ont toujours occupé un territoire bien identifié, celui de la gestion des connaissances. Pour résumer : les wikis ne sont ni meilleurs ni moins bons que les RSE, ce sont simplement deux outils différents répondant à des besoins différents.
La semaine dernière, Yann Gourvennec a eu la bonne idée de publier une longue interview de Ludovic Dubost, le fondateur de XWiki : Les wikis, loin d’être morts, sont l’avenir de la collaboration en entreprise et Les wikis sont l’avenir de la collaboration en entreprise : les usages du wiki. Cette interview très riche est l’occasion de rappeler les points forts des wikis :
- Les wikis reposent sur la philosophie du travail en commun, à l’opposée de la « culture Powerpoint » où la connaissance est piégée dans des gros fichiers sur lesquels seul l’auteur à la main ;
- Le wiki est le support idéal pour les contenus métier, il permet de matérialiser et de partager la connaissance, surtout à une époque où l’on ne jure plus que par les data !
- Au contraire des répertoires de fichiers, les wikis sont constitués de pages avec des liens, ils permettent de structurer l’information et de la rendre dynamique (sinon, l’information n’est qu’une très longue chaîne de caractères)
- Un wiki structuré est comme une base de données, il permet de greffer par dessus des applications et de proposer des services à plus forte valeur ajoutée ;
- L’objectif des wikis d’entreprise n’est pas de créer des encyclopédies, mais des référentiels de données métiers qui servent au quotidien.
Ludovic Dubost nous livre également une vision réaliste des challenges auxquels ils sont confrontés :
- Les wikis subissent une forte concurrence des services de partage de fichiers comme Dropbox ou Drive, qui semblent beaucoup plus simples aux yeux des utilisateurs, mais ne font qu’enterrer la connaissance ;
- Pour gagner un public plus large, un enjeu majeur pour les wikis est de devenir plus convivial et surtout plus agréable à utiliser (cf. la syntaxe particulière des wikis qui peut en rebuter plus d’un) ;
- Un impératif pour faciliter leur adoption dans le monde de l’entreprise est de proposer une interface simple pour structurer l’information ;
- Les meilleures entreprises sont celles où les gens travaillent le mieux ensemble, et pas forcément celles où il y a les meilleures individualités ; il faut donc penser à la productivité collective et expliquer l’intérêt de la collaboration et du partage des savoirs (d’où le rôle primordial des coachs).
Il existe de nombreuses solutions de wiki d’entreprise en open source (TWiki, BrainKeeper…), mais XWiki est une des plus ancienne et légitime, car elle existe depuis presque 10 ans. Disponible en téléchargement ou en mode hébergé dans le Cloud, son fondateur profite de l’interview pour nous livrer ses principaux atouts :
- XWiki offre la possibilité de mélanger des contenus et des données (une solution concrète pour s’extraire de la tyrannie d’Excel) ;
- XWiki permet de créer des modèles de page et de modèles de structuration pour encadrer la saisie (idéal pour mettre les débutants à l’aise) ;
- Injecter des flux d’informations ou de données dans XWiki permet d’actualiser automatiquement l’information et d’inciter les collaborateurs à revenir régulièrement, donc à enrichir les contenus… (c’est un cercle vertueux) ;
- Les utilisateurs peuvent importer des fichiers Office pour les transformer en page, puis de les exporter en PDF, HTML, XAR…
- La solution est extrêmement modulaire grâce aux extensions et à l’environnement de création simplifié Application Within Minutes.
Plusieurs cas d’usage sont détaillés dans l’interview :
- EMC, où les experts nourrissent la base de connaissances et l’enrichissent selon les retours des commerciaux qui font des demandes de précision en fonction des appels d’offres et des demandes des clients (retours terrain) ;
- Meetic, où des bases de support qui sont exploitées par les opérateurs qui l’enrichissent et font également des demandes de complétion au fil des conversations téléphoniques avec les clients ;
- Curriki, une gigantesque base de connaissance libre pour le monde de l’éducation.
L’interview est conclue par deux enseignements très importants. Le premier concerne le rôle de la DSI, qui doit avant tout fournir des plateformes plutôt que des applications. Dans cette logique, le choix des solutions et leur implémentation sont confiés aux utilisateurs (j’imagine avec l’aide de la MOA). Le second concerne les mentalités avec la nécessité pour les collaborateurs de prendre conscience que le document en lui-même n’est pas très important, ce qui compte, c’est la connaissance et sa capacité à être enrichie et partagée.
Les wikis nous sauveront-ils de notre terrible dépendance aux fichiers bureautiques ? Oui, j’en suis convaincu.