Ne confondez plus gestion de projet et collaboration en ligne

J’ai déjà eu l’occasion de vous vanter les mérites d’une approche légère (on-the-cloud) par rapport aux approches lourdes reposant sur des logiciels. Je souhaiterais aborder aujourd’hui le cas emblématique des espaces de collaboration en ligne. Pourquoi emblématique ? Parce que c’est dans le quotidien de la gestion de projet que se cristallisent les défauts de l’Entreprise 1.0 (rigidité, manque de communication transverse, gaspillage de ressources et d’énergie…).

Je profite donc de la publication récente d’un billet sur le sujet (Project Management, Collaboration and How Our Brains Works) pour faire un rapide tour d’horizon des bénéfices et des solutions. Vous noterez au passage que je fais la distinction entre collaboration et gestion de projet car bien trop souvent on oppose deux types d’outils qui répondent à des besoins différents :

  • Microsoft Project est ainsi un logiciel de planification et de gestion de projet très robuste (qui a fait ses preuves pour de gros chantiers) et qui repose avant tout sur une gestion rigoureuse des rôles, du planning et des coûts ;
  • Basecamp est un outil de collaboration en ligne qui met l’emphase sur la circulation de l’information et sur une dynamique participative (commentaires, wikis…).

De ce point de vue, les outils de collaboration en ligne sont donc plus une alternative aux emails, fichiers bureautiques et autres réunions d’équipe. J’insiste néanmoins sur le fait que ces deux approches peuvent se compléter (Basecamp s’intègre très bien à votre système de messagerie).

D’un point de vue strictement opérationnel (j’utilise Basecamp depuis près de 3  ans), ces espaces de collaboration en ligne sont une authentique révolution dans nos pratiques de collaboration de tous les jours. Ils reposent de plus sur des outils extrêmement simples :

  • Un blog pour communiquer sur l’actualité du projet ;
  • Un wiki pour partager de l’information ;
  • Un réservoir de fichiers (avec une gestion des versions) ;
  • Un système de gestion des tâches et des jalons ;
  • Un tableau de bord.
Le tableau de bord dActiveCollab
Le tableau de bord d'ActiveCollab

Isolés ces outils ne vous apporteront pas satisfaction (loin de là) mais mixés ensembles il développent une alchimie incroyablement puissante pour fédérer et animer une communauté autour d’un projet. Communauté ? Hé oui, car c’est bien là le fond du problème : Autant il est très compliqué de motiver et fédérer les membres d’une équipe projet autour d’outils génériques comme l’email ou MS Project ; autant l’implication des membres est beaucoup plus forte avec des outils de collaboration ouverts comme les blogs et wikis.

Bref, je suis un fervent promoteur de ces solutions qui cumulent les avantages :

  • Elles soulagent votre messagerie (en évitant le déluge d’emails et de réponses) ;
  • Elles proposent un mode de collaboration moins intrusif / autoritaire (vous consultez l’espace projet quand vous êtes disposé à le faire, on ne vous inscrit pas de force à une liste de diffusion) ;
  • Elles décomplexent les plus timides que les « Répondre à tous » effraient mais qui n’hésitent pas à laisser des commentaires ;
  • Elles permettent d’éviter la prolifération de document inutiles (ordres du jour et comptes-rendus de réunion, point projet…) ;
  • Elles permettent d’archiver la mémoire d’un projet (les nouveaux venus peuvent consulter l’historique sans avoir besoin de solliciter tous les membres pour savoir où sont les fichiers et pour se faire forwarder les anciens emails) ;
  • Elles sont extrêmement simples à déployer et à faire évoluer (celles et ceux qui ont déjà été confrontés à MS Project ou eRoom savent de quoi je parle) ;
  • Elles nivèlent les rôles pour que les prises de parole de chacun aient la même importance (tout le monde à un compte et basta) ;
  • Elles centralisent l’information et l’activité récente notamment au travers des tableaux de bord et des workstreams (le flux d’activités relatif au projet) ;
  • Elles s’intègrent sans problème à d’autres outils de communication (Emails, flux RSS, API)…
Les billets et commentaires de Basecamp
Les billets et commentaires de Basecamp

Bref, je pourrais argumenter comme cela pendant des heures je pense que vous avez bien saisis l’intérêt de ce type de solution.

Au niveau de l’offre, les solutions sont nombreuses : Basecamp, ActiveCollab, Zoho Project, ProjectPlace, GoPlan, 5PM, Wricke, SantexQ, ClariZen, LiquidPlanner, Assembla, ProjectThingy, ComindWork, Nozbe, CentralDesktop, Huddle, ProjectDesk, Sosius, @Task… et possèdent chacune des caractéristiques répondant à vos contraintes. Je serais bien mal placé pour vous conseiller l’une ou l’autre de ces solutions mais je pense que vous devez au moins en tester une pour bien appréhender le potentiel qu’elles représentent.

Le mot de la fin : Je peux vous assurer que vous vivrez bien mieux votre projet sans emails et qu’une fois testées, vous ne pourrez plus vous passez de ces solutions de collaboration en ligne.

24 commentaires sur “Ne confondez plus gestion de projet et collaboration en ligne

  1. Google sites peut également être utilisé comme plateforme de collaboration. On peut gérer des listes, partager des fichiers et s’en servir comme Wiki. Il est très souple, ce qui peut être intéressant pour les projets qui ont une structure particulière et surtout il est gratuit et on dispose d’un espace de 10 Go.

  2. Dans la longue liste des outils fixés, je ne sais pas combien sont gratuit ou libre. Je tiens à signaler en open-source :

    * http://www.projectpier.org/ : (développé à partir de la dernière version open-source d’activeCollab: 0.7.1)

    * http://collabtive.o-dyn.de/ : encore très jeune, mais avec une interface utilisateur soignée

    Evidement je pense qu’en terme de support et de finition, on a pas le service que les sociétés payantes peuvent proposer. Néanmoins, les outils open-sources offrent à tous ce genres d’outil (et dans mon cas, celui d’une association, le coût est un facteur non négligeable)

    La remarque de Maxence me fait penser que google-groupe propose aussi d’uploader des fichiers et de gérer des pages comme dans un wiki.
    Néanmoins le problème des solutions google, c’est qu’elle ne sont pas faite à la base pour cela… par contre ils peuvent être détourner pour faire l’un ou l’autre des composants évoqué dans l’article (à condition que les besoins soient simples).

  3. Je suis également séduit par le mode de fonctionnement des outils de gestion de projet que vous citez.
    Il me semble que nous tirerions tous avantage à adopter ce type d’outils dans notre vie professionnelle et notre vie privée.
    En effet, ils permettent à chacun d’organiser sa vie numérique non pas par type de données (à un endroit les mels, à un autre les rendez-vous, ailleurs les tâches, les documents, les notes, etc.) mais par activité (un endroit pour chacun de ses projets professionnels, d’autres endroits pour chacune de ses activités privées).
    Mais je regrette que ces outils demeurent fermés : sauf erreur de ma part, ils ne permettent de communiquer qu’avec des personnes ayant adopté le même outil.
    Cela limite leur usage pour les professionnels (qui ne peuvent s’appuyer sur eux que pour la communication interne à l’entreprise) et c’est rédhibitoire pour un particulier dont il est peu probable que les interlocuteurs aient adopté le même outil.
    J’attends donc avec impatience (s’il n’existe déjà ?) un outil rendant enfin perméables toutes nos activités (mels, création de documents, etc.) sans pour autant nous obliger à ne communiquer qu’avec des personnes ayant adopté le même outil.

  4. La nuance collaboration/gestion de projet est intéressante en effet. Les pb que tu évoques pour MS Project sont en effet récurrent et il me semble également que des Basecamp sont plus attirant à ce niveau, à cela pres qu’ils ne dégagent pas encore une crédibililité enorme aupres des personnels/sociétés ancienne école. Malheureusement, Zoho Project sonne plus comme un parc d’actraction ou un jeu vidéo que comme une solution de collaboration de projet. Dans un appel d’offre, c’est rédhibitoire (du point de vue client)

  5. @ Maxence > Oui il y a Google Site mais c’est plus une sorte d’intranet wikifié qu’une solution de collaboration.

    @ Gael > Attention à ne pas non plus tomber dans les services de type PIM (Personnal Information Manager) à la ContactOffice.

    /Fred

  6. Merci Frederic pour l’information.
    Effectivement, ContactOffice va dans le sens de la centralisation de tous nos outils de travail.
    Néanmoins, il ne me semble pas qu’il intègre la fonctionnalité essentielle, à mes yeux, d’un outil de gestion de projet tel que Action Method, par exemple, dont j’ai trouvé la vidéo de démonstration particulièrement éloquente : http://www.actionmethod.com/Tour
    On constate dans cette vidéo qu’avant d’écrire un mel, un chat, de créer un forum ou un document, on commence par créer un projet qui se structure en action qui donnent lieu à des communication et à des création de documents.
    Ainsi, au fur et à mesure de l’évolution du projet, on peut retrouver facilement tous les éléments nécessaires pour poursuivre son travail, car les données ne sont plus éparpillées dans diverses applications en fonction de leur nature (mel, chat, forum, document, etc.) mais elles sont regroupées à l’intérieur du projet.
    C’est cette fonctionnalité que je trouve particulièrement intéressante dans les outils que vous présentez, mais qui ont, à mes yeux, le défaut d’être fermés sur eux-mêmes, comme je l’évoquais dans mon message précédent.

  7. Je travaille actuellement à la spécification et à des recommandations. Le majeur inconvénient de tous ces outils est qu’il ne prennent pas en compte la paranoïa Française. Et dés lors qu’ils sont hébergés en dehors de la France ou que la société n’est pas française.. Il crée une sorte de soupçon. Ce sont des faits avec lesquels je me dois de composer.

    C’est pourquoi je vais regarder les projets opensource. merci jmini.
    Pour être tout à fait complet. dés lors qu’il s’agit de travailler avec des acteurs majeurs du marché français, la question n’est plus de « mégoter » sur le cloud-computing. il est out d’office. Mais j’aborde là un autre sujet..

  8. Il est intéressant d’utiliser une application open source et de la modifier pour obtenir l’outil désirer.

    Une autre approche serai d’utiliser un framework web performant, Rails par exemple, et de développer rapidement sa propre application.

    Avec Rails, en 4 jours il est possible de développer un basecamp bis totalement adapté à ses besoins.
    Cette approche est la plus intéressante car vous êtes le propriétaire des sources ce qui vous laisse l’opportunité de modifié à volonté votre application afin qu’elle soit dans le temps totalement adaptée à votre besoin.

  9. Pour être le grant d’une petite web agency, j’ai été confronté au choix d’un gesitonnaire de projet en ligne, afin de pouvoir faire collaborer différentes personnes de notre équipe ou des intervenants géographiquement éloignées.

    Moi même souvent absent du bureau, j’ai trouvé en Basecamp la meilleure solution pour la gestion de nos projets web : calendrier, notes en ligne, gestionnaire de fichiers par projet, suivi temps de chaque poste, reporting client…

    Tout y est, et de plus une multitude de services en ligne ou de logiciels (facturation, time management, SVN, …) sont interfaçables grâce à l’API Basecamp permettant les échanges de données transversaux.

  10. Pour avoir utilisé pendant un temps Basecamp et JIRA, je ne peux que vous conseiller Redmine: http://www.redmine.org/ qui est open-source, simple comme un Basecamp mais avec des fonctionnalités suffisantes pour faire de la collaboration avec le client et de la gestion de projets avec une équipe conséquente (bon courage avec Basecamp), sans tomber dans le côté usine à gaz de JIRA, dont les fonctionnalités en plus sont jolies en démo, mais ne sont pas vraiment utiles au quotidien.

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