Ne confondez plus gestion de projet et collaboration en ligne

J’ai déjà eu l’occasion de vous vanter les mérites d’une approche légère (on-the-cloud) par rapport aux approches lourdes reposant sur des logiciels. Je souhaiterais aborder aujourd’hui le cas emblématique des espaces de collaboration en ligne. Pourquoi emblématique ? Parce que c’est dans le quotidien de la gestion de projet que se cristallisent les défauts de l’Entreprise 1.0 (rigidité, manque de communication transverse, gaspillage de ressources et d’énergie…).

Je profite donc de la publication récente d’un billet sur le sujet (Project Management, Collaboration and How Our Brains Works) pour faire un rapide tour d’horizon des bénéfices et des solutions. Vous noterez au passage que je fais la distinction entre collaboration et gestion de projet car bien trop souvent on oppose deux types d’outils qui répondent à des besoins différents :

  • Microsoft Project est ainsi un logiciel de planification et de gestion de projet très robuste (qui a fait ses preuves pour de gros chantiers) et qui repose avant tout sur une gestion rigoureuse des rôles, du planning et des coûts ;
  • Basecamp est un outil de collaboration en ligne qui met l’emphase sur la circulation de l’information et sur une dynamique participative (commentaires, wikis…).

De ce point de vue, les outils de collaboration en ligne sont donc plus une alternative aux emails, fichiers bureautiques et autres réunions d’équipe. J’insiste néanmoins sur le fait que ces deux approches peuvent se compléter (Basecamp s’intègre très bien à votre système de messagerie).

D’un point de vue strictement opérationnel (j’utilise Basecamp depuis près de 3  ans), ces espaces de collaboration en ligne sont une authentique révolution dans nos pratiques de collaboration de tous les jours. Ils reposent de plus sur des outils extrêmement simples :

  • Un blog pour communiquer sur l’actualité du projet ;
  • Un wiki pour partager de l’information ;
  • Un réservoir de fichiers (avec une gestion des versions) ;
  • Un système de gestion des tâches et des jalons ;
  • Un tableau de bord.
Le tableau de bord dActiveCollab
Le tableau de bord d'ActiveCollab

Isolés ces outils ne vous apporteront pas satisfaction (loin de là) mais mixés ensembles il développent une alchimie incroyablement puissante pour fédérer et animer une communauté autour d’un projet. Communauté ? Hé oui, car c’est bien là le fond du problème : Autant il est très compliqué de motiver et fédérer les membres d’une équipe projet autour d’outils génériques comme l’email ou MS Project ; autant l’implication des membres est beaucoup plus forte avec des outils de collaboration ouverts comme les blogs et wikis.

Bref, je suis un fervent promoteur de ces solutions qui cumulent les avantages :

  • Elles soulagent votre messagerie (en évitant le déluge d’emails et de réponses) ;
  • Elles proposent un mode de collaboration moins intrusif / autoritaire (vous consultez l’espace projet quand vous êtes disposé à le faire, on ne vous inscrit pas de force à une liste de diffusion) ;
  • Elles décomplexent les plus timides que les « Répondre à tous » effraient mais qui n’hésitent pas à laisser des commentaires ;
  • Elles permettent d’éviter la prolifération de document inutiles (ordres du jour et comptes-rendus de réunion, point projet…) ;
  • Elles permettent d’archiver la mémoire d’un projet (les nouveaux venus peuvent consulter l’historique sans avoir besoin de solliciter tous les membres pour savoir où sont les fichiers et pour se faire forwarder les anciens emails) ;
  • Elles sont extrêmement simples à déployer et à faire évoluer (celles et ceux qui ont déjà été confrontés à MS Project ou eRoom savent de quoi je parle) ;
  • Elles nivèlent les rôles pour que les prises de parole de chacun aient la même importance (tout le monde à un compte et basta) ;
  • Elles centralisent l’information et l’activité récente notamment au travers des tableaux de bord et des workstreams (le flux d’activités relatif au projet) ;
  • Elles s’intègrent sans problème à d’autres outils de communication (Emails, flux RSS, API)…
Les billets et commentaires de Basecamp
Les billets et commentaires de Basecamp

Bref, je pourrais argumenter comme cela pendant des heures je pense que vous avez bien saisis l’intérêt de ce type de solution.

Au niveau de l’offre, les solutions sont nombreuses : Basecamp, ActiveCollab, Zoho Project, ProjectPlace, GoPlan, 5PM, Wricke, SantexQ, ClariZen, LiquidPlanner, Assembla, ProjectThingy, ComindWork, Nozbe, CentralDesktop, Huddle, ProjectDesk, Sosius, @Task… et possèdent chacune des caractéristiques répondant à vos contraintes. Je serais bien mal placé pour vous conseiller l’une ou l’autre de ces solutions mais je pense que vous devez au moins en tester une pour bien appréhender le potentiel qu’elles représentent.

Le mot de la fin : Je peux vous assurer que vous vivrez bien mieux votre projet sans emails et qu’une fois testées, vous ne pourrez plus vous passez de ces solutions de collaboration en ligne.

24 commentaires sur “Ne confondez plus gestion de projet et collaboration en ligne

  1. Je conseille également d’essayer Plum http://www.plum.pro – un nouvel outil de gestion de projet en ligne que nous avons développé. Il est plutôt simple et surtout plus complet que la plupart des offres.

    Tenez moi au courant si vous l’essayez ;)

    Nil

  2. Nous sommes passés sur GroupCamp pour avoir un support en français et surtout une équipe qui nous écoute et qui ajoute les fonctionnalités qui nous manque.
    Nous avons commencé par l’offre gratuite qui nous a conquis puis nous avons évolué vers une offre payante à 19 euros par mois (utilisateurs illimités).
    Pour tester http://www.groupcamp.fr et en plus cela fonctionne très bien avec Google Apps que nous utilisons aussi.
    S.

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