De l’importance du système de notification pour combattre l’email

Je me suis lancé il y a quelque temps dans une vaste croisade contre l’email : La collaboration en temps-réel encore à la traine (la faute à l’email) et Si on ressuscitait le no email friday ?. L’idée derrière tout ça n’est pas de définitivement supprimer l’email (quoi que : Peut-on envisager une entreprise sans email ?) mais plutôt d’en limiter les dérives et de le cantonner à ce qu’il sait faire de mieux : La communication asynchrone. J’ai la conviction que la clé de ce problème repose dans un système de notification performant.

Quand on y réfléchi, la très large majorité des pouriels que l’on subit est liée à une utilisation détournée de l’email :

  • Multiples A/R pour fixer un RDV ou une réunion ;
  • Partager un fichier et collecter des feed-backs dessus ;
  • Remonter des données chiffrées en vue des les consolider ;
  • Tenir des discussions informelles…

Tous ces usages pourraient être couverts à l’aide d’outils dédiés (planificateur de réunion, espace de collaboration en ligne, messagerie instantanée…) mais il restera toujours un problème à régler : Notifier vos collègues qu’un nouveau document a été publié, que la réunion se fait dans une autre salle, qu’il y a du changement sur tel dossier… Et c’est là où un système de notification peut apporter une solution : Centraliser l’ensemble des notifications pour en garder une trace et laisser le collaborateur choisir le moyen qui lui convient le mieux (email, sms, message instantané, tweet…).

Idéalement, ces notifications devraient être centralisées sur le dashboard des collaborateurs avec un système de lien intelligent qui permettrait de lier chacune des notifications à l’action qui lui correspond :

  • Confirmer la nouvelle date de réunion ;
  • Télécharger un document publié ;
  • Lire les commentaires sur un article ;
  • Valider la complétion d’une tâche…

Ces notifications pourraient être générée de façon automatique avec la possibilité de choisir le mode de livraison (email, sms, message instantané…), de choisir les éléments déclencheurs (publication d’un document, nouveau commentaire) et même la fréquence (pour des notification groupées de type « Synthèse de l’activité »). Rien n’empêcherait un collaborateur de continuer à utiliser l’email pour tout et n’importe quoi, comme ça peut être le cas aujourd’hui, mais là au moins ces notifications laissent une trace donc peuvent être historisées et industrialisées.

J’imagine que pour une très large majorité des collaborateurs la première action à faire le matin est de consulter les emails. Et si la première action du matin était de consulter son tableau de bord personnel (où les emails ne sont qu’une partie des notifications) ? Ce fameux tableau de bord fonctionnerait alors comme un hub personnel de communication (avec les messages et les notifications) et de collaboration (avec les tâches à faire, les jalons à respecter…).

Ne resteraient plus dans la boîte aux lettres que les messages asynchrones qui sont adressés à la bonne personne et qui n’entrent pas en concurrence avec d’autres outils. Amusez-vous à faire le décompte des emails « légitimes » que vous recevez par jour, chez moi ça représente moins de 20% des messages (hors spam).

Encore une fois ceci est une vision idéaliste qui n’a pas pour objectif de remplacer l’email, mais je pense ne pas me tromper en disant que nous ne pouvons plus continuer à travailler de cette façon avec les emails. Faire évoluer les habitudes est un travail de longue haleine, mais il faut bine commencer un jour, et le système de notification que je décris est à mon sens une première étape indispensable.

8 commentaires sur “De l’importance du système de notification pour combattre l’email

  1. C’est là ou les systèmes de micro-blogging pour entreprise prennent tout leur sens, en rajoutant un système d’abonnement ainsi la temporalité des échanges, et en contraignant la taille de l’information à transmettre.

  2. Article intéressant mais rien de vraiment nouveau.
    Un peu tout le monde commence à prévoir que dans quelques temps, l’activity feed va devenir le hub informationnel de chaque individu (privé ou pro). Dans les entreprises, tous les outils se battent depuis des années pour avoir l’attention du collaborateur. Ce qu’on a appelé « portail » ces dernières années avaient pour objectif de gagner cette bataille, sans vraiment y parvenir vu l’importance qu’a conservé le mail. Le prochain gagnant annoncé sera donc l’activity feed.

    Dans le même thématique, la « socialisation » des applications métiers (abordée chez Bertrand Dupperrin et ailleurs) ne consiste – dans une première phase – ni plus ni moins qu’à leur faire générer des… notifications.

    Pourquoi est-ce un modèle si intéressant dans le fond ? Parce qu’on passe du Push au Pull. Les collaborateurs reprennent la main sur ce qui leur parvient. C’est ça le coeur du truc.

  3. @ Emmanuel Douaud > Alors là bravo pour ces deux réflexions pleines de bons sens :
    – Les flux d’activité sont les nouveaux portails
    – Rendre sociale une application métier c’est la rendre visible sur un flux d’activité

    Rien à rajouter.

  4. Excellente réflexion, reste à construire ce système de notifs.

    Sur Google Apps, c’est très faisable mais cela n’existe pas encore : pour l’instant, toutes les notifications sont mails (rappel de RDV, modification de docs, etc.) Potentiellement, ça doit être faisable avec les APIs, mais je n’ai rien trouvé sur la marketplace (qui pose aussi un problème de sécurité, mais c’est une autre question).

    Ou alors, Google est en train de nous préparer/bricoler Google Buzz pour en faire un outil de stream d’entreprise sur lequel on pourrait paramétrer ces notifications internes, et ça, ça serait top :)

  5. Merci pour l’article. Je me bats depuis quelques temps pour l’objectif « zero mail » et… en interne, nous y arrivons (presque :-) !

    Chez nous, ça s’appelle une plateforme de travail collaborative (Nearbee), avec activity flux, chat, couche sociale, …
    Espaces communs avec fournisseures, collaborateurs, contributeurs incidentels, … elle nous oblige de structurer l’information à l’envoi et non à l’arrivée – et puis (@ Emmanuel Douaud), en effet, elle est du type « pull ».

    Donc oui, c’est possible, quoique encore un peu idéaliste, vu de l’extérieur :-).

  6. Très intéressant.
    J’imagine cela facilement au sein d’une même entreprise, mais comment prendre en compte les externes : fournisseurs, clients, prospects…?

    Moi, j’imagine un système dans lequel les mails gagneraient en sens. Un « typage »/ »formatage » des mails permettrait de les rendre plus facilement utilisables par des outils de notification et classement.

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