Quels outils et pratiques pour gérer les activités et connaissances à l’ère numérique ?

Le numérique est au centre de nos vies personnelles et professionnelles, du moins pour la plupart d’entre nous. S’il est communément admis que tout le monde est censé mettre de l’ordre dans ses papiers, qu’en est-il de nos activités numériques ? Déjà que la gestion des mots de passe est très chaotique, mais laissée à la responsabilité de chacun, la gestion des activités numériques ou des connaissances dans un quotidien numérique est un sujet dont personne ne se soucie. Comme si ça n’existait pas, comme si c’était… virtuel. Pourtant, nous passons en moyenne plus de 5 h / j sur divers supports numériques, et ça, c’est bien réel. À l’heure où les entreprises et la société en générale connaissent une accélération de leur transformation digitale, il est plus que temps de se pencher sur cet épineux sujet.

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De la refonte nécessaire du poste de travail dans un environnement post-COVID

Alors que nous commençons à accepter la réalité d’un quotidien sans contact, entreprises et salariés ne sont visiblement pas sur la même longueur d’onde en ce qui concerne le télétravail et plus généralement l’environnement professionnel. Outre les outils vieillissants et les processus trop rigides, c’est le fonctionnement même des entreprises qui est remis en cause par le virus et les multiples crises qui déstabilisent actuellement le marché. S’il n’est pas réaliste d’espérer trouver un modèle viable pour les 50 prochaines années, une réflexion sur le poste de travail offrirait aux collaborateurs une plus forte autonomie pour trouver des solutions concrètes aux nouvelles problématiques auxquelles ils sont confrontés.

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De nouveaux modes de collaboration requièrent de nouveaux outils

Suite à mon article précédent sur l’émergence de nouveaux terminaux pour répondre aux nouveaux usages numériques, je me penche ce coup-ci sur les usages en entreprise : big / smart data, intelligence artificielle, agilité… sont autant de nouvelles exigences qui poussent les collaborateurs vers de nouveaux modes de collaboration. Tout ceci ne peut bien évidemment pas se faire avec les outils traditionnels (emails, fichiers Excel…). Je vous propose de faire un tour d’horizon de ces nouvelles pratiques ainsi que des différentes catégories d’outils leur correspondant.

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Des réseaux sociaux internes aux plateformes de collaboration conversationnelles

À une époque pas si lointaine, l’Entreprise 2.0 était un sujet très porteur. Face au succès du Web 2.0 et des premières plateformes sociales de grande envergure (Facebook, Youtube…), les entreprises se sont dit qu’il serait forcément bénéfique d’internaliser ces pratiques (blog, wiki…) pour fluidifier le partage d’informations, capitaliser la connaissance et stimuler la collaboration. Le concept d’Entreprise 2.0 était né et il allait générer un formidable engouement, notamment autour des réseaux sociaux internes (autrement appelés RSE). Quand je dis « formidable engouement », en fait c’étaient surtout les DSI et éditeurs de logiciels qui étaient enthousiasmés à l’idée de bousculer un statu quo vieux de plusieurs décennies (le couple emails / MS Office).

10 ans après, que reste-t-il de l’Entreprise 2.0 ? Pas grand-chose, car les salariés n’aiment pas changer leurs habitudes, et car les entreprises sont des organisations sociales souffrant d’une terrible inertie. L’idée de départ reste néanmoins bonne, d’ailleurs elle a été réintroduite sous d’autres formes (ex : Social business). Plus récemment, on en trouve une descendance dans la nouvelle coqueluche du moment : la transformation digitale. Après tout, la transformation digitale n’est autre que l’utilisation systématique des outils et pratiques issus du numérique afin d’améliorer la performance des entreprises (cf. De l’Entreprise 2.0 à la transformation digitale).

De la Taylorisation à la collaboration

Quel que soit le terme que vous utilisez ou le concept auquel vous faites référence, la finalité est la même : améliorer les performances de l’entreprise. Le problème est que la majeure partie des entreprises est encore pilotée avec des outils du XXe siècle (ERP) reposant sur des logiques du XIXe siècle (le Taylorisme). Je n’ai rien contre l’organisation scientifique du travail, c’est une approche qui a fait ses preuves, simplement elle n’est plus adaptée aux défis auxquels les travailleurs du savoir sont confrontés aujourd’hui.

Je pense ne rien vous apprendre en disant que nous sommes depuis longtemps dans une économie globalisée où tout s’accélère et où l’innovation et l’expérience utilisateur semblent être les seuls leviers viables de croissance et de rentabilité. Ceci implique nécessairement de savoir faire preuve d’agilité, une philosophie qui ne cohabite pas forcément bien avec le Command & Control.

J’ai déjà eu de multiples occasions de vous expliquer que le salut des entreprises ne réside pas dans leur capacité à faire travailler leurs employés plus vite, mais de les faire travailler mieux. Rassurez-vous, je ne vais pas vous ressortir la carte « collaboration » et la brandir comme Excalibur, j’imagine que vous avez compris le topo. J’insiste néanmoins sur le fait que pour progresser, les entreprises doivent impérativement revoir leurs méthodes de travail, en s’inspirant notamment des techniques de Design Thinking (la nouvelle marotte de Big Blue : IBM Buys Germany’s Ecx.io, Its Third Creative Services Acquisition In A Week). Certes, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à prendre un virage aussi radical qu’IBM, mais elles gagneraient beaucoup à se focaliser un peu moins sur les time sheet et un plus sur des cartes d’empathie.

De l’échec des solutions de collaboration « lourdes »

Travailler différemment, travailler mieux, collaborer, libérer l’information et la connaissance… sont autant de crédos martelés par les apôtres de l’Entreprise 2.0. Le problème est qu’en se focalisant un peu trop sur les outils (notamment les réseaux sociaux d’entreprise), les entreprises souhaitant initier ces pratiques collaboratives ont sous-estimé la résistance au changement. Si personne ne peut remettre en cause l’ingéniosité de solutions de collaboration comme Yammer, Podio ou Jive, force est de constater que la révolution n’a pas eu lieu et que les changements se font attendre. Il faut croire que les facteurs psychologiques et émotionnels pèsent beaucoup plus lourd dans la balance qu’on ne le pensait.

J’ai conscience d’y aller un peu fort en parlant d’échec, mais je ne peux que constater une adoption très très lente de ces plateformes de collaboration. Pour y voir plus clair, je vous recommande fortement la dernière version de l’étude Lecko : RSE tome 8 – Équiper et stimuler son organisation pour se transformer. Cette étude très riche met en évidence un terrible paradoxe : 92% des managers pensent que développer la culture collaborative est important, mais seuls 32% pensent que c’est une priorité. Résultat : les 3/4 des managers ne sont pas utilisateurs du RSE. Si les chefs ne montrent pas l’exemple, comment voulez-vous que les équipes suivent ?

En fait, ce dont souffrent les entreprises, c’est d’un terrible manque de discernement : la collaboration c’est bien, surtout pour les autres (« pour moi, tout va bien, mais je suis persuadé que les autres pourraient gagner en efficacité« ). Du coup, nous avons vu ces dernières années de nombreux éditeurs proposer des solutions plus légères pour aborder le sujet de collaboration sous un angle moins contraignant :

L’idée derrière toutes ces solutions est de ne pas trop perturber les collaborateurs en leur proposant des logiques collaboratives moins formelles exploitant des pratiques qu’ils ont déjà assimilées (ex : les panneaux et post-it de l’excellent Trello). C’est dans ce cadre que Slack s’est rapidement imposé comme la nouvelle star des solutions de collaboration : Encore un service qui ambitionne de remplacer l’email.

Encore et toujours les conversations

Dès que l’on parle de collaboration, la métaphore de la machine à café (ou de la fontaine à eau) revient quasi systématiquement : un lieu de passage où les collaborateurs ont des échanges informels. Ces conversations de surface peuvent sembler anecdotiques, mais elles ont le mérite de libérer la parole (contrairement aux réunions qui peuvent être très intimidantes) et de stimuler la fertilisation croisée. De nombreuses solutions se sont déjà positionnées sur le créneau des conversations, mais Slack propose une approche différente mélangeant plusieurs concepts :

  • des canaux de discussion plutôt que des groupes thématiques ;
  • une plateforme ouverte permettant de se connecter à des services externes ;
  • des robots conversationnels permettant d’effectuer des tâches basiques (planifier une réunion à plusieurs…) ;
  • une messagerie individuelle ou collective.

Rien de très nouveau du côté des fonctionnalités, mais un produit fini parfaitement cohérent, très agréable à utiliser qui se concentre sur un seul bénéfice : améliorer la communication au sein des équipes.

slack

La grande force de Slack est de proposer une approche informelle de la communication / collaboration qui fait un penser à la CB : parfois en s’en sert pour diffuser de l’information de façon explicite, d’autre fois on s’en sert pour détecter des signaux faibles (prendre le pouls d’une équipe, d’un projet ou avoir une idée de l’ambiance, du ressenti sur un sujet). Certains pourraient y voir une forte ressemblance avec Google Wave, un service révolutionnaire, mais trop en avance sur son temps. D’autres le comparent à Twitter ou au Yammer des débuts.

Toujours est-il que ce service remporte un immense succès et entraine dans son sillage de nombreuses autres solutions qui adoptent à leur tour ce modèle de collaboration reposant sur les conversations. C’est notamment le cas de HipChat, une solution de « conversation d’équipe conçue pour l’entreprise » proposée au sein de la gamme d’Atlassian.

hipchat

Il y a surtout Talkspirit, l’éditeur français qui a opéré un superbe pivot pour se repositionner sur le travail en équipe, une équipe « connectée à son écosystème » et « augmentée pour accélérer la réussite des projets ».

talkspirit

Signalons enfin Facebook qui en profite pour recycler son Messenger au sein d’un Facebook @ Work qui peine terriblement à convaincre : Facebook just launched a chat app for companies that’s a direct threat to Slack.

La collaboration peut-elle être domestiquée ?

Si l’on fait le compte, ça commence à faire beaucoup d’outils en interne : l’email, l’intranet, le RSE, les plateformes collaboratives externes… Est-ce bien raisonnable d’investir dans un énième solution de collaboration interne ? Oui je pense, car les habitudes n’ont toujours pas été changées, et car nous avons définitivement abandonné l’idée d’une grande plateforme unifiée.

Au final, le poste de travail de demain sera beaucoup plus hétérogène qu’on ne le pensait, et permettra de satisfaire des profils de collaborateurs très différents : certains resteront fidèles à leurs vieux outils (emails, fichiers bureautiques), d’autres adopteront des outils plus agiles avec leurs collègues (ex : Slack, Trello…). Au final, l’important n’est pas d’imposer un modèle, mais plutôt de laisser les collaborateurs s’organiser entre eux en leur donnant un certain niveau d’autonomie. N’oublions pas que la finalité n’est pas de forcer l’adoption d’un outil, mais d’améliorer l’agilité et les performances de l’entreprise (la collaboration est un moyen, pas une fin en soi).

Je fais ici le parallèle entre la collaboration interne et la transformation numérique : former les collaborateurs au web et leur imposer de nouveaux outils ne donnera pas forcément de bons résultats. Il faut dans un premier temps leur faire comprendre les enjeux de la transformation (rester compétitif) et le rôle qu’ils ont à jouer (développer de nouvelles méthodes de travail). Pour la collaboration interne, c’est la même chose : dans un premier temps, aider les collaborateurs a bien comprendre la nature et l’étendue des dysfonctionnements (saturation d’emails, réunions anti-productives, rétention d’informations…) et leur démontrer qu’ils sont à la fois le problème et la solution. Et pour se faire, rien de tel que de libérer la parole !

Google Wave = Email + IM + Wiki + Mashup

C’est donc la veille du WE de Pentecôte que Google a décidé de lancer sa nouvelle « bombe » : Google Wave. Le moins que l’on puisse dire, c’est que ce nouveau service est tellement novateur qu’en donner une définition fiable est un excercice de haute voltige : Went Walkabout. Brought back Google Wave.

Pour faire simple :

  • Google Wave est ou outil de collaboration qui se situe à mi-chemin entre l’email, la messagerie instantanée et le wiki ;
  • Une wave est à la fois une discussion et un document, elle peut être exportée et peut encapsuler un certain nombre de social widget (au format Open Social) ;
  • C’est une application en ligne, de même qu’une plateforme ouverte et extensible (chacun peut proposer son extension) mais également un protocole (que vous pouvez utiliser librement dans vos services / applications) dont le code source est publié (afin de bénéficier de  l’apport de la communauté).

Voilà pour une première description. Au niveau de l’interface, ça ressemble à un produit Google avec 3 colonnes (la navigation et les contacts, la boîte de réception et la fenêtre de visualisation) :

google_wave_ui

D’un point de vue « technique », il s’agit d’une application en ligne puisque Wave est accessible au travers du navigateur mais qui nécessite tout de même le recours à l’extension Gears pour supporter la fonction de drag & drop (qui n’est pas encore standardisée dans les spécifications de HTML 5).

Google Wave = Email 2.0 ou Wiki 2.0 ?

La première chose qui vient à l’esprit lorsque l’on découvre l’interface est de se dire que Wave est un système de messagerie amélioré. Par messagerie, j’entends les systèmes modernes comme Gmail qui agrègent les emails en discussions et permettent d’encapsuler divers éléments (photos, vidéos, cartes…). Et effectivement, la boîte de réception présente de forte similitude :

wave_inbox

Mais la comparaison s’arrête là car une Wave est une discussion active que l’on peut faire évoluer librement (il existe un historique avec la fonction Playback). Sur la capture d’écran suivante vous pouvez d’ailleurs voir les réponses qui sont directement insérées dans le texte ainsi que étiquettes de couleur pour indiquer l’auteur et la nature des modifications :

wave_edit

Mais Wave peut faire plus avec notamment la communication en temps réelle façon messagerie instantanée : vous voyez ainsi les contributions s’afficher au fur et à mesure, les fichiers joints apparaîtrent les uns après les autres… c’est très pratique pour accélérer les discussions et préparer les réponses lorsqu’une phrase est en cours de rédaction. Nous avons donc un bon candidat pour venir remplacer l’email (Google Wave: What Might Email Look Like If It Were Invented Today?).

Outre les discussions, Wave permet aussi de travailler sur des documents plus longs et structurés où chacun peut apporter ses corrections, compléments et commentaires. Ces derniers sont insérés au plein coeur du texte mais vous avez la possibilité de ne pas les afficher pour imprimer le document ou de n’afficher que les commentaires pour archiver une discussion. Là encore la communication en temps réel est très utile car elle autorise l’édition simultanée. De ce point de vue, Wave est donc à la fois plus simple et plus puissant qu’un wiki, une prouesse !

Et pour rajouter à la confusion, une Wave peut également être publiée dans un billet de blog (ou n’importe quelle page HTML) où les visiteurs pourront la consulter mais également la modifier. Ils poussent même le vice en intégrant Wave au réseau social « maison » : Orkut.

Gadgets et robots pour améliorer la flexibilité

Le coeur de Wave est donc ce système de communication. Mais pour assurer une capacité d’évolution maximale à ce produit, les équipes ont opté pour un système d’extensions qui repose sur les robots (pour automatiser des tâches comme la découverte automatique de liens ou pour synchroniser Wave et Twitter – ex. Twave) et sur les gadgets (pour encapsuler des éléments « riches » comme une carte ou un sondage) :

wave_map_yes_no_maybe

La communauté des développeurs va donc être au centre de ce projet car c’est sur elle que va reposer à la fois l’écosystème des extensions mais également des logiciels compatibles et des versions mobiles (il existe pour l’instant des prototypes de Wave sur Android et iPhone). Dans la ligne de mire de Google, le formidable écosystème développé autour de Twitter, le service de référence quand il est question de système ouvert.

Pour un aperçu complet des fonctionnalités, je vous recommande cette vidéo, un peu longue mais ça vaut le coup de regarder jusqu’au bout des 1 H 20 :

Google Wave = Lotus Notes 2.0 ?

Tout comme Lotus Notes avait révolutionné la collaboration en entreprise il y a 15 ans, l’ambition de Wave est énorme : faire évoluer durablement les habitudes de travail à l’aide d’un outil issu de la génération « social media« . Hé oui, car c’est bien de cela dont il est question : ne pas reproduire mais proposer un mode de collaboration en net rupture avec les outils traditionnels (Google Wave To Bring Web 2.0 Lifestyle to Work).

De ce point de vue là, Wave propose une alternative très puissante aux logiciels de messagerie qui n’en finissent pas de se ringardiser ou aux mastodontes comme Oracle ou SAP qui engendrent des coûts exorbitants d’intégration. C’est donc la grande souplesse d’utilisation et l’évolutivité de Wave qui peut faire peur, de même que son intégration à des suites applicatives à la sauce SaaS (The enterprise implications of Google Wave).

enterprise_waves

C’est à mon sens là toute la force de Google Wave : il ne remplace pas les systèmes de communication / collaboration existants, il les complète (dans un premier temps). La nature ouverte et extensible de Wave en fait donc un atout redoutable pour assurer une transition en douceur depuis les outils d’ancienne génération (email, bureautique…) vers les outils de l’entreprise 2.0.

Wave peut-il réussir là où bien d’autres ont échoué ? Peut-être car la vision de Google est bien plus novatrice que celle d’autres éditeurs et parce qu’ils comptent bien sur la communauté pour multiplier les domaines d’application possibles de Wave. Mais ceci ne se fera pas en quelques mois, attendez-vous à une longue phase de maturation pour ce produit qui vient à peine de naître.

Dans tous les cas de figure, la prochaine étape logique est l’intégration de Wave dans la suite Google Apps. La grande question est de savoir quelle sera l’étape suivante…